¿Cómo facilitar la gestión de los gastos con múltiples divisas?
Vitry Frères es una empresa fundada en 1795, especializada en cuchillería y la fabricación de productos cosméticos. Hoy en día, la empresa exporta su saber hacer a más de 30 países, incluyendo Canadá, Brasil, los Estados Unidos, y Dinamarca.
Esta presencia internacional representa un desafío diario para los equipos in situ. Con casi 80 colaboradores viajando regularmente, la gestión de las notas de gastos resultaba especialmente compleja: diversidad de las reglas de reembolso según los países, múltiples divisas, entradas laboriosas y errores frecuentes.
Ya usuaria de Kelio en el marco de su gestión de RR.HH. desde 2020, la empresa ha decidido, a principios del 2025, marcar un nuevo hito al adoptar el nuevo módulo Notas de gastos de Kelio. Esta evolución tiene por objeto reducir la carga administrativa, automatizar las entradas, acelerar las validaciones y proteger los datos.
Cliente desde
2020
Particularidades
notas de gastos múltiples divisas, múltiples reglas
Efectivo
150
Tipos de proyecto
Notas de gastos
Entrevista con Cécilia Chouc
Gestor de nóminas
La necesidad inicial
Para numerosos colaboradores, la gestión de los gastos profesionales solía representar una carga pesada y recurrente. El procedimiento se basaba en prácticas manuales y fastidiosas : envió agrupado al final de la semana, e introducción manual de los importes.
Los equipos de venta solían esperar el viernes para agruparlo todo. Era necesario tomar tiempo para introducir la información necesaria de los tickets, esperar no olvidar nada…
Este funcionamiento generaba un gasto de tiempo considerable, tanto para los colaboradores in situ como para el equipo de contabilidad / RR. HH.
En un contexto internacional, la diversidad de los perfiles, las reglas múltiples de reembolso según las zonas geográficas y la gestión de las divisascomplicaban aún más las validaciones.
La problemática resuelta
En febrero del 2025, Cécilia Chouc ha coordinado la implementacióndel nuevo módulo Notas de gastos de Kelio. El enfoque es pragmático y adecuado para las necesidades actuales de los usuarios : configuración por zona geográfica, pruebas de usuarios, cursos de formación directamente en el móvil.
Les enseñe directamente en su móvil. Les pedí que tomaran una foto del ticket justo después del gasto, y que enviaran todos los tickets al final de la semana. Esto lo cambia todo.
La nueva función de reconocimiento automático de los datos, la visualización instantánea de los justificantes, la validación simplificada y la gestión nativa de las múltiples divisas hacen toda la diferencia.
« El hecho de que el mánager haga clic en una línea y visualice directamente la foto del justificante ha representado un verdadero cambio para ellos. Es fácil, claro e intuitivo. » Se facilita aún más la gestión puesto que el módulo soporta 7 divisas usadas diariamente por los equipos: euro, franco suizo, dólar canadiense y americano, libra esterlina, corona danesa, sueca y noruega.
¿Cómo simplificar el procesamiento de las notas de gastos?
Hoy en día, la gestión de varios centenares de notas de gastos procesadas cada mes ya no es un problema para Vitry Frères. Se ha transformado en una rutina fluida y perfectamente integrada en la vida cotidiana de los equipos.
Los colaboradores introducen sus gastos sobre la marcha, los mánagers validan sin demora, y el equipo de RR. HH. / contabilidad puede concentrarse en la integración contable, sin gastar tiempo para contactar las personas interesadas de nuevo .
Cada etapa es fluida y segura, de la importación de los justificantes a la validación final, gracias a sistemas de seguridad inteligentes e integrados en el módulo Kelio. Se trata de un proceso claro, rápido y adecuado para las realidades del terreno.
La validación semanal permite ahorrar hasta 2 horas por semana.
Las ventajas del software de notas de gastos
- Uso móvil fluido e intuitivo
- Visualización automática de los importes, IVA, fechas
- Gestión nativa de múltiples divisas
- Seguridad reforzada gracias a sistemas de seguridad integrados
- Capacidad de respuesta y asistencia de los equipos Kelio