El software de notas de gastos que automatiza y simplifica la gestión
Libere a su empresa de la carga administrativa que suponen las notas de gastos
Gracias a nuestro módulo de gestión de notas de gastos y a su intuitiva interfaz, podrá centralizar y gestionar los gastos de sus colaboradores.
Digitalice sus notas de gastos: rapidez, cumplimiento fiscal y control
Despídase de la acumulación de recibos y de los largos procedimientos de validación. Con el software de gestión de notas de gastos de Kelio, podrá gestionar sus recibos con facilidad:
- Captura instantánea de fotos en teléfonos móviles y PC; adiós al papeleo
- Procedimiento de validación fluido y automatizado; se acabó perder el tiempo
- Seguimiento preciso de los gastos con elaboración de informes en tiempo real
¿Cómo funciona Kelio? Gestión de notas de gastos totalmente optimizada
Kelio revoluciona la gestión de las notas de gastos automatizando cada paso del proceso. Desde el cumplimiento fiscal, hasta el control avanzado y la automatización: todo está pensado para simplificar su día a día y optimizar la gestión financiera.
Paso 1: INTRODUCCIÓN ULTRASENCILLA DE LOS GASTOS
Tan solo tiene que escanearlos, y ya quedan guardados. Despídase de la acumulación de recibos en su cartera. Con el software de notas de gastos de Kelio, basta con hacer una foto del recibo a través de su acceso a Internet. Gracias a nuestra IA, que utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), los datos se extraen automáticamente: importe, fecha, tipo de gasto por proveedor, impuestos, etc. Todo se rellena automáticamente en cuestión de segundos. También puede introducir los gastos directamente desde el PC, gracias a una integración fluida e intuitiva.
Paso 2: VALIDACIÓN EN UN SOLO CLIC POR PARTE DE LOS MÁNAGERS
Disfrute de un circuito de validación rápido y fluido: ¡adiós a la persecución de aprobaciones! El software de notas de gastos de Kelio envía automáticamente alertas a los mánagers, que podrán validar o rechazar una nota de gastos en un solo clic, desde donde estén. El flujo de trabajo está totalmente automatizado para limitar las idas y venidas y para ofrecer una tramitación fluida de los gastos. El resultado es más transparencia, menos retrasos y una mejor gestión del presupuesto.
Paso 3: INTEGRACIÓN CONTABLE Y REEMBOLSO RÁPIDO
Nuestro software de notas de gatos Kelio se integra directamente con sus programas informáticos de contabilidad y nóminas para facilitar la exportación de datos y la automatización de asientos contables. Despídase de la introducción manual de datos; minimice los errores y acelere la tramitación de los reembolsos para los colaboradores. Con unos pocos clics, todos los gastos se guardan, contabilizan y reembolsan en tiempo récord.
Tan solo tiene que introducir sus notas de gastos en su SIRH
Gracias a una interfaz muy sencilla, sus colaboradores podrán introducir rápidamente sus notas de gastos. También podrán adjuntar sus recibos escaneándolos o haciéndoles una foto.
El software de gestión de notas de gastos de Kelio se adapta a su política de reembolso para ofrecerle un mayor control sobre los gastos de sus empleados:
- Gestión de gastos forfait/reales/reales limitados, etc.
- Compensaciones por kilometraje (cálculo automático de la distancia recorrida mediante Google Maps®)
- Gestión de las tarifas por kilometraje (motor de combustión interna, vehículo eléctrico, moto, bicicleta, etc.)
- Seguimiento multidivisa
- Repartición por ejes analíticos
Las escalas de reembolso también pueden adaptarse a cada perfil (comerciales, técnicos, directivos, etc.). Estos baremos personalizados según el perfil del empleado ofrecen un enfoque más equitativo y adaptado a las especificaciones de cada categoría profesional, ya sean comerciales que viajan con frecuencia, técnicos que requieren gastos de desplazamiento o directivos para gastos más estratégicos.
Del mismo modo, los circuitos de validación pueden variar según el motivo de las notas de gasto. Esta posibilidad permite optimizar el proceso prestando especial atención a los gastos más sensibles o estratégicos. Por ejemplo, los gastos incurridos durante una formación de empresa no los validará el validador «clásico», sino directamente el responsable de la formación.
Gestione las notas de gastos desde el smartphone
Realice o valide las notas de gastos directamente desde el smartphone.
Completará los mismos datos desde el móvil y desde el ordenador; sin embargo, el diseño de nuestro software de notas de gastos para smartphone se ha adaptado y concebido para un uso óptimo en la pantalla táctil.
Haga una foto de los recibos y adjúntelas directamente a la nota de gastos. El responsable recibirá una alerta de inmediato sobre la llegada de una nueva nota de gastos. Podrá visualizar el recibo y validarlo en tiempo récord. Esta función de nuestro software de notas de gastos simplifica considerablemente el proceso tanto para los empleados como para los gestores. También acelera la tramitación de notas de gastos, lo que garantiza un reembolso más ágil y una gestión más eficaz de los gastos de empresa.
De este modo, sus colaboradores podrán introducir sus notas de gastos prácticamente en tiempo real durante sus desplazamientos. La gestión de notas de gastos desde un smartphone ofrece una flexibilidad y practicidad inigualables para los empleados, lo que reduce el riesgo de olvidos o la pérdida de los recibos.
Al integrar la gestión de notas de gastos en el día a día de los empleados a través de su smartphone, Kelio facilita el cumplimiento fiscal, la transparencia y la responsabilidad en el proceso de gestión de gastos.
El software SIRH que simplifica la validación de notas de gastos
Cuando la nota de gastos está completa y es correcta, el empleado solicita su reembolso enviándola a través del circuito de validación de notas de gastos de su empresa.
Simplifique la validación de las notas de gastos: cada mánager recibirá una alerta por email o en su portal RRHH. Ahora podrá validar las notas de gastos de su equipo desde su PC o smartphone, lo que simplifica el proceso de gestión de RRHH. El tiempo de validación es más reducido y el reembolso es más rápido.
El software de notas de gastos de Kelio simplifica considerablemente el proceso de validación de notas de gastos automatizando las notificaciones y los recordatorios para los mánagers. Al centralizar y simplificar este proceso, Kelio contribuye a optimizar la gestión de recursos humanos y mejorar la experiencia de los empleados.
Controle los gastos de sus empleados mediante el panel de control
Realice un seguimiento de la validación de las notas de gastos y exporte los datos con fines estadísticos mediante las exportaciones personalizables de Microsoft Excel®. Estas exportaciones podrán enviarse también al software de contabilidad o de nóminas.
Del mismo modo, una tabla de seguimiento le permitirá controlar el avance de las validaciones y los reembolsos de un solo vistazo. Gracias al software de notas de gastos, obtendrá una vista global e instantánea de la gestión de los gastos de empresa. Esto permitirá identificar rápidamente los retrasos o posibles problemas.
Un software de notas de gastos con todos los requisitos
Con el software RRHH de Kelio, despídase de los tediosos procesos y el papeleo. Este software de gestión de notas de gastos automatiza cada paso: introducción online de los gastos, validación rápida, integración contable fluida y seguimiento en tiempo real de los reembolsos.
Para LOS RESPONSABLES DE RRHH Y LOS ADMINISTRATIVOS: uN CONTROL EFICAZ Y AUTOMATIZADO
La gestión de notas de gastos ya no tiene por qué ser una carga administrativa. Kelio ofrece una solución completa que simplifica el trabajo de los equipos de RRHH y de los contables, pues garantiza un seguimiento preciso y una integración fluida.
- Seguimiento en tiempo real de los gastos de empresa: acceda a un panel de control dinámico para controlar los gastos de los colaboradores con total transparencia. No hace falta esperar a final de mes para hacer balance.
- Automatización del flujo de trabajo de validación: los procesos pueden configurarse por completo. Las notas de gastos siguen un circuito de aprobación fluido, con alertas automáticas para evitar olvidos.
- Integración contable sin esfuerzo: exporte directamente los datos a su software de contabilidad. Despídase de la introducción manual de datos; minimice los errores y ahorre un tiempo considerable.
- Elaboración avanzada de informes: haga un seguimiento de los gastos por eje analítico, naturaleza, empleado, estado de la nota de gastos, etc., gracias a las exportaciones de Microsoft Excel® para seguir las tendencias de gastos de empresa y optimizar la política reembolsos de la empresa.
Para LOS MÁNAGERS: UN FLUJO DE TRABAJO FLUIDO Y RÁPIDO
Los mánagers desempeñan una función clave en la validación de las notas de gastos. No obstante, entre tantas responsabilidades, no pueden perder el tiempo con procesos largos y complicados. El software de notas de gastos de Kelio ofrece una gestión simplificada, para un tratamiento rápido y eficaz.
- Flujo de trabajo de validación optimizado: las notas de gastos se envían con un solo clic, y los mánagers reciben alertas automáticas para que puedan aprobarlas rápidamente, incluso cuando están de viaje.
- Sincronización con las tarjetas bancarias de empresa: centralice los gastos de los colaboradores importando datos y facilitando los reembolsos.
Para LOS COLABORADORES MÓVILES: SIMPLICIDAD Y RAPIDEZ EN EL DÍA A DÍA
Introducir una nota de gastos no debería ser una tarea pesada. Para los empleados, los autónomos y cualquier persona que viaje con frecuencia, Kelio simplifica cada paso gracias a su acceso móvil.
- Introducción ultrarrápida de información en el móvil y el PC: haga una foto del recibo y la IA (tecnología OCR) extraerá los datos automáticamente y rellenará la nota de gastos en cuestión de segundos.
- Validación instantánea y seguimiento en tiempo real de los reembolsos: se acabaron las sorpresas y las esperas interminables. Cada colaborador seguirá en tiempo real la evolución de su nota de gastos, desde la introducción de los datos hasta el reembolso.
- Gestión del kilometraje y multidivisa: ideal para viajes de negocios, la herramienta calcula automáticamente los gastos de viaje y gestiona los cambios de divisa sin errores.
Adquiera el software de gestión de notas de gastos que optimiza la compatibilidad su empresa..
¿Qué diferencia marca Kelio como software de notas de gastos?
La gestión de notas de gastos puede convertirse rápidamente en un proceso largo y tedioso para las empresas. Sin embargo, con el software de notas de gastos de Kelio, esta tarea puede simplificarse y optimizarse gracias a sus numerosas funciones avanzadas.
- Flujo de trabajo de validación de notas de gastos: Kelio ofrece un flujo de trabajo de validación de notas de gastos a medida, lo que permite definir los pasos de validación según la jerarquía empresarial. Esto garantiza un proceso transparente y eficaz, al tiempo que se garantiza el cumplimiento de las políticas internas de gastos.
- Registro contable de la nota de gastos: una vez validada, la nota de gastos se guarda automáticamente en el sistema de contabilidad, lo que simplifica la gestión administrativa y garantiza la exactitud de los datos financieros.
- Gestión de los perfiles de usuario: Kelio ofrece una gestión avanzada de los perfiles de usuario para personalizar las autorizaciones de acceso al software y facilitar la introducción de la información de las notas de gastos para los empleados. Del mismo modo, cada usuario puede acceder fácilmente a los tipos de gastos autorizados según su perfil y presentar sus propios gastos con facilidad.
- Desglose analítico: Kelio también permite un desglose analítico de las notas de gastos, lo que permite hacer un seguimiento de los gastos por cliente, proyecto, expediente, etc., y analizarlos. Esta función ofrece una mayor visibilidad sobre la asignación de recursos y facilita la toma de decisiones estratégicas.
SOFTWARE DE NOTAS DE GASTOS: INDISPENSABLE PARA CUALQUIER EMPRESA
Cuestiones clave para las empresas a la hora de implantar un software de notas de gastos:
- Optimización del proceso: un software de notas de gastos automatiza y agiliza el proceso de gestión de gastos, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para introducir, validar y reembolsar los gastos.
- Minimización de errores: al eliminar los procesos manuales y proporcionar herramientas de verificación automática, el software de notas de gastos ayuda a minimizar el riesgo de errores y fraudes, por lo que garantiza la integridad de los datos financieros de la empresa.
- Cumplimiento normativo: con frecuencia un software de notas de gastos está diseñado para cumplir la legislación fiscal y contable en vigor, lo que garantiza a la empresa el cumplimiento de la normativa de gastos de empresa.
- Visibilidad y control: al centralizar todos los datos vinculados a los gastos de empresa, un software de notas de gastos ofrece mayor visibilidad y mayor control de los costes. Esto permite a los gestores controlar y analizar las tendencias del gasto y tomar decisiones con conocimiento de causa.
- Movilidad y flexibilidad: las soluciones de gestión de notas de gastos en la nube permiten a los empleados presentar sus gastos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto facilita la gestión de los gastos de empresa y mejora la experiencia del usuario.
Han adoptado el software de notas de gastos de Kelio
Transport
DIGITALIZAR CON ÉXITO LA FUNCIÓN DE RRHH
Todos nuestros colaboradores itinerantes utilizan el programa de gestión de notas de gastos, e incluso los usuarios más reacios lo han adoptado en menos de 15 días. Actualmente, el 100% de los usuarios están satisfechos con esta solución.
Preguntas frecuentes (FAQ) sobre el software de notas de gastos
¿QUÉ FUNCIONES PRINCIPALES OFRECE UN SOFTWARE DE NOTAS DE GASTOS?
Un software de notas de gastos permite gestionar los gastos de empresa con eficacia. Con esta herramienta, podrá olvidarse de los papeles sueltos y centralizar el archivo de las notas de gastos. Entre sus funciones principales, destacan las siguientes:
- Introducción automática de los gastos mediante capturas de las facturas o tarjetas
- Seguimiento online de los reembolsos
- Gestión del kilometraje, las facturas y los pagos
¿CÓMO ELEGIR UN SOFTWARE DE NOTAS DE GASTOS?
Para elegir el mejor software adaptado a su empresa, tenga en cuenta lo siguiente:
- Funcionalidades: compruebe si el software ofrece herramientas para la gestión de tarjetas, el reembolso del kilometraje o el archivo.
- Compatibilidad con el sistema de contabilidad existente: la integración fluida con las herramientas de contabilidad existentes es esencial.
- Facilidad de uso: elija un software intuitivo para animar a sus equipos a utilizarlo.
- Demo gratis: siempre es recomendable probar un software antes de implementarlo para garantizar que responde a los requerimientos de la empresa.
- Costes: compare las tarifas y las funciones para identificar la solución que ofrezca la mejor relación calidad-precio.
¿QUÉ FUNCIONES CLAVE OFRECE UN SOFTWARE DE NOTAS DE GASTOS?
Para ayudar a las empresas a gestionar sus gastos de forma eficaz y ahorrar tiempo, los programas de informes de gastos modernos ofrecen:
- Automatización de la introducción de gastos a partir de recibos o facturas
- Acceso online para los gestores y empleados, lo que facilita el control de los gastos
- Integración con herramientas de contabilidad para la transferencia fluida de los datos
- Seguimiento en tiempo real de los pagos y reembolsos
- Elaboración de informes detallados para analizar los gastos de empresa y optimizar los costes
¿CÓMO REDUCE EL SOFTWARE DE NOTAS DE GASTOS LOS ERRORES DE INTRODUCCIÓN DE DATOS?
- Los errores de introducción de datos son habituales con los métodos tradicionales de gestión de notas de gastos, fundamentalmente en papel. Un software de notas de gastos minimiza estos errores gracias a lo siguiente:
- El reconocimiento automático de las facturas: extrae los datos directamente de los recibos.
- La integración de pagos por tarjeta: las transacciones de empresa se guardan y concilian de forma automática.
- Las herramientas de control: pone de manifiesto las incoherencias y los excesos en las políticas internas de gasto.
¿SE PUEDE INTEGRAR ESTE SOFTWARE EN NUESTRO SISTEMA DE CONTABILIDAD?
Sí, la mayor parte de los programas informáticos modernos de notas de gastos se han diseñado para que sean compatibles con las herramientas de contabilidad más populares. Esta integración permite:
- transferir automáticamente los datos de las notas de gastos en el software de contabilidad;
- garantizar la coherencia entre las distintas plataformas utilizadas en la empresa;
- mejorar la trazabilidad de los pagos y reembolsos.
Compruebe también las opciones de integración en la demo gratis para asegurarse de su compatibilidad con sus herramientas actuales.
¿CÓMO CONFIGURAR EL SOFTWARE DE NOTAS DE GASTOS DE KELIO?
Para configurar con eficacia el software de Kelio, consulte los pasos clave:
- Guardar los datos de la empresa: la información de los empleados (vehículo personal o de empresa) y políticas de gastos.
- Configurar los parámetros: guarde sus reglas internas (límites máximo de reembolso, gastos de kilometraje, etc.) y sus flujos de trabajo de validación.
- Formar a sus equipos: una demo gratis o una guía de uso pueden facilitar la puesta en marcha.
- Probar el sistema: compruebe las funciones, como la introducción y el archivo de notas, antes de la implantación completa.
Con Kelio, la gestión de los gastos de su empresa es rápida, eficaz y sin estrés.
