Elegir un buen sistema de fichaje para empresas es una decisión clave que afecta tanto al cumplimiento normativo como a la gestión eficiente de los recursos humanos. Desde 2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada laboral de su plantilla. Pero más allá del marco legal, un sistema de fichaje adecuado permite optimizar procesos, reducir errores y generar confianza en el entorno laboral.
A lo largo de este artículo explicamos qué es un sistema de fichaje, qué dice la ley, qué tipos existen y cómo elegir el que mejor se adapta a tu negocio. Además, te mostraremos por qué las soluciones digitales son hoy la opción más recomendada para cualquier organización que quiera crecer de forma sostenible.
¿Qué es un sistema de fichaje y por qué es esencial en las empresas?
Un sistema de fichaje es el conjunto de herramientas y procedimientos destinados a registrar el inicio y fin de la jornada laboral, así como los descansos y pausas de cada empleado. Aunque pueda parecer una formalidad, su correcta implementación es fundamental por tres razones clave:
- Cumplimiento normativo: Desde la aprobación del Real Decreto Ley 8/2019, las empresas tienen la obligación de registrar diariamente la jornada de todos los empleados, conservar los registros durante al menos cuatro años y garantizar su disponibilidad en caso de inspección. El objetivo es evitar abusos, controlar las horas extra y dar transparencia a las relaciones laborales.
- Mejora de la gestión del tiempo: Un buen sistema de fichaje de empleados permite a los equipos de recursos humanos disponer de datos en tiempo real sobre la jornada laboral, facilitando la planificación de turnos, la gestión de ausencias y la prevención del absentismo.
- Clima laboral y transparencia: Contar con registros objetivos y automatizados evita discusiones sobre horas trabajadas o pagos indebidos, fomentando la confianza y la profesionalización de la cultura empresarial.
Tipos de sistemas de fichaje para empresas
El mercado ofrece distintas soluciones para implementar un sistema de fichajes para empresas, desde métodos manuales hasta plataformas digitales avanzadas. Elegir la opción adecuada dependerá de factores como el número de empleados, la modalidad de trabajo o el nivel de automatización deseado. A continuación, repasamos las principales alternativas disponibles y su grado de adecuación a la normativa vigente y futura.
Fichaje manual o en papel
Con la nueva de ley de control horario, este tipo de sistema queda expresamente desaconsejado, ya que no cumple con los requisitos exigidos de fiabilidad, objetividad, accesibilidad e interoperabilidad. La norma enfatiza la necesidad de contar con medios digitales, personales y verificables, lo que deja fuera de cumplimiento a los sistemas manuales.
Por tanto, el fichaje en papel no solo es poco fiable, sino que será considerado insuficiente para cumplir con la nueva normativa laboral
Este método consiste en que los empleados registren su entrada y salida en papel o plantillas tipo Excel. Durante años ha sido habitual en pequeñas empresas, por su bajo coste y facilidad de uso.
- Ventajas: No requiere inversión ni infraestructura tecnológica.
- Desventajas: Es susceptible de errores, manipulaciones, pérdida de datos y no proporciona trazabilidad.
Fichaje con máquina o aparato físico
Incluye el uso de dispositivos específicos para registrar la jornada laboral, como relojes de fichaje, terminales de tarjetas magnéticas, lectores de huellas dactilares o sistemas de reconocimiento facial.
- Ventajas: automatización del registro, reducción de errores y mayor control frente al fraude.
- Desventajas: costes de adquisición, necesidad de instalación física, mantenimiento técnico y menor flexibilidad para trabajadores en remoto.
Estos aparatos pueden ser útiles en entornos industriales o de atención presencial, pero deben estar adaptados a los nuevos criterios legales. Es imprescindible que el sistema garantice la identificación inequívoca del trabajador, la integridad de los datos y su trazabilidad.
Fichaje digital
Los sistemas digitales son actualmente los más versátiles, seguros y alineados con las nuevas exigencias normativas. Este modelo permite registrar la jornada laboral desde cualquier dispositivo (ordenador, tablet o móvil) mediante aplicaciones conectadas a la nube.
- Ventajas: Registro inmediato y verificable desde cualquier ubicación.
- Geolocalización, firma electrónica, trazabilidad de modificaciones y alertas automáticas.
- Integración con módulos de RRHH (vacaciones, nóminas, turnos).
- Informes exportables para auditorías internas o inspecciones.
- Desventajas: requiere conexión a internet y un proceso inicial de configuración y formación.
Con el nuevo marco normativo de este 2025, este tipo de sistema se presenta como la solución idónea para garantizar el cumplimiento legal. La ley exige que el registro de jornada sea digital, interoperable, accesible y tratable, lo cual queda garantizado con un registrador de horario basado en software moderno.
Además, se establece que el registro debe hacerse de forma personal e inmediata, sin intervención de la empresa en la manipulación de los datos. Las soluciones digitales son las únicas que permiten cumplir con estas condiciones de forma eficiente y automatizada.
¿Qué dice la ley sobre el fichaje de empleados?
En España, desde mayo de 2019, con la entrada en vigor del Real Decreto Ley 8/2019, es obligatorio que todas las empresas implementen un sistema de fichaje —digital o físico— que registre con precisión la jornada diaria de cada empleado. Entre las principales obligaciones legales se incluyen:
- Registrar el inicio y el fin de la jornada cada día.
- Almacenar los datos durante al menos cuatro años.
- Ponerlos a disposición de la Inspección de Trabajo, los empleados y los sindicatos si así lo solicitan.
- Garantizar la veracidad, trazabilidad y exactitud de los datos recogidos.
En caso de incumplimiento, queda establecido que la empresa puede enfrentarse a sanciones severas. Además, los registros de fichaje pueden utilizarse como prueba en conflictos laborales, por lo que contar con un sistema fiable y objetivo resulta fundamental.
La nueva ley de control horario laboral, cuyo anteproyecto fue aprobado en febrero de 2025, refuerza esta normativa. Establece que el registro de jornada debe ser digital, accesible, interoperable y técnicamente fiable, dejando fuera de cumplimiento a los sistemas manuales. También exige que el fichaje lo realice directamente cada trabajador, al inicio y al final de su jornada, con datos identificables y trazables.
Asimismo, se endurece el régimen sancionador: las infracciones por ausencia o manipulación del registro podrán conllevar sanciones de hasta 10.000 euros por cada trabajador afectado.
Con este nuevo marco legal, los sistemas digitales se consolidan como la única opción viable y plenamente conforme a la normativa vigente.
¿Cómo elegir el sistema de fichaje ideal para tu empresa?
No existe una única solución válida para todas las organizaciones. La clave está en analizar las necesidades concretas del negocio. Para ello, recomendamos tener en cuenta los siguientes criterios:
- Tamaño de la plantilla: a mayor número de empleados, más necesario es automatizar procesos.
- Modalidad de trabajo: el trabajo remoto o híbrido requiere un sistema digital compatible con dispositivos móviles.
- Presupuesto: conviene valorar el coste total (licencias, formación, mantenimiento) frente al ahorro en tiempo y recursos administrativos.
- Requisitos legales o sectoriales: algunas industrias tienen normativas más estrictas (por ejemplo, transporte o sanidad).
- Capacidad de integración: ideal si se puede conectar con software de nóminas, control de accesos o gestión de turnos.
Ventajas de implementar un sistema de fichaje eficiente
La inversión en un buen sistema fichaje de empleados no solo responde a una obligación legal, sino que aporta beneficios operativos, económicos y organizativos:
- Ahorro de tiempo administrativo: automatización de informes, datos centralizados y menos errores.
- Reducción del absentismo y fichajes indebidos: el control en tiempo real actúa como medida preventiva.
- Mayor transparencia: elimina ambigüedades en horas trabajadas y favorece relaciones laborales sanas.
- Toma de decisiones basada en datos: permite analizar patrones, detectar ineficiencias y optimizar recursos.
- Cumplimiento legal garantizado: evita sanciones y mejora la imagen ante inspecciones.
Solución recomendada: software de fichaje digital de Kelio
En Kelio contamos con un sistema de fichaje para empresas totalmente digital, diseñado para adaptarse a los distintos entornos laborales actuales: desde organizaciones con plantilla presencial hasta empresas con modelos híbridos o totalmente remotos. Nuestra solución no solo cumple con la normativa vigente, sino que anticipa los requisitos técnicos y legales establecidos en la nueva legislación de 2025.
El software de control de presencia laboral de Kelio se basa en una tecnología robusta, segura y fácilmente escalable, lo que permite a cada empresa configurar su sistema de control horario según sus propias necesidades operativas. Entre sus funcionalidades más destacadas se encuentran:
- Registro de jornada desde navegador, app móvil o dispositivo biométrico.
- Geolocalización para empleados en movilidad, con trazabilidad y validación de fichaje.
- Alertas automáticas en caso de retrasos, incidencias u horas extra.
- Panel intuitivo con visualización clara de datos y exportación de informes personalizables.
- Integración completa con otros módulos de Kelio como gestión de ausencias, turnos, vacaciones o nóminas.
Además, el sistema permite una trazabilidad completa de cada fichaje, garantiza el cumplimiento legal y ofrece acceso inmediato a la información para trabajadores, responsables de RRHH e inspectores laborales, tal y como exige el nuevo marco normativo.
Gracias a su versatilidad, facilidad de uso y soporte técnico especializado, el software de fichaje digital de Kelio es utilizado por empresas de todos los tamaños y sectores, convirtiéndose en una solución fiable y preparada para los desafíos actuales y futuros de la gestión del tiempo.
Preguntas frecuentes sobre sistemas de fichaje para empresas
Antes de decidir qué solución implementar, es natural que surjan algunas dudas prácticas sobre la legalidad, el coste o el funcionamiento de los sistemas de fichaje. A continuación, resolvemos algunas de las preguntas más habituales que se hacen las empresas durante este proceso de decisión.
¿Qué ocurre si un empleado no ficha?
Es responsabilidad de la empresa garantizar el cumplimiento del registro horario. La falta de fichaje no exime de la obligación legal y puede derivar en sanciones.
¿Puedo usar el móvil para fichar?
Sí. Un registrador de horario digital permite fichar desde dispositivos móviles con control de ubicación y trazabilidad, siempre que cumpla con la normativa vigente.
¿Cuánto cuesta un sistema digital?
Depende del número de usuarios y funciones necesarias. En muchos casos, la automatización y reducción de errores compensan el coste en pocos meses.
Conclusión
La gestión del tiempo y el cumplimiento normativo son dos pilares fundamentales en cualquier organización moderna. En este contexto, contar con un sistema de fichaje para empresas no es solo una exigencia legal, sino también una oportunidad estratégica para mejorar la eficiencia operativa, prevenir errores y construir relaciones laborales más transparentes.
La amplia variedad de opciones disponibles en el mercado permite adaptar la solución a cada tipo de empresa, independientemente de su tamaño, estructura o modalidad de trabajo.
Implementar un sistema eficiente de control horario —como el software que ofrece Kelio— permite automatizar procesos, ahorrar recursos, facilitar auditorías y asegurar que la empresa está preparada para cumplir con la normativa vigente. Más allá de la tecnología, lo importante es adoptar una cultura organizacional orientada a la transparencia y a la mejora continua.
Evalúa tus necesidades, contrasta opciones y da el siguiente paso hacia una gestión más profesional, moderna y segura del tiempo en tu empresa.
