La ley de trabajo a distancia obliga a las empresas a formalizar un acuerdo de teletrabajo (cuando se trabaja en remoto al menos el 30% de la jornada en 3 meses) y a mantener las mismas condiciones que en presencial. En la práctica, implica asegurar registro horario fiable, proveer medios y compensar gastos, evaluar riesgos laborales en remoto y reforzar protección de datos/ciberseguridad, usando controles proporcionados y no intrusivos.
La ley de trabajo a distancia en España ha transformado de forma profunda la manera en la que las empresas organizan la actividad laboral. Desde su aprobación, esta normativa define de forma clara qué se considera trabajo a distancia, qué obligaciones tienen las organizaciones y qué derechos deben garantizar a las personas trabajadoras. Para cualquier empresa que quiera implantar o mantener modelos de teletrabajo, conocer estos requisitos es esencial para evitar sanciones y asegurar una gestión eficaz.
Aunque muchas compañías ya contaban con políticas internas, la ley de trabajo a distancia en España establece un marco común y obligatorio. Por eso es imprescindible revisarlo, actualizar procesos y, en muchos casos, apoyarse en soluciones tecnológicas que permitan cumplir con los aspectos más sensibles: control horario, prevención de riesgos laborales, protección de datos, medios técnicos y seguimiento de la actividad.
El marco legal: qué regula exactamente la nueva ley de trabajo a distancia
La ley de teletrabajo y trabajo a distancia (Real Decreto-ley 28/2020) distingue entre trabajo presencial, teletrabajo y trabajo a distancia, aclarando que solo se considera teletrabajo cuando al menos el 30 % de la jornada se realiza fuera del centro de trabajo en un periodo de referencia de tres meses.
Para las empresas, esto significa que deben evaluar cuidadosamente qué puestos cumplen este criterio y formalizar su situación con un acuerdo de trabajo a distancia obligatorio. Este documento debe incluir elementos como:
- Inventario de medios y equipos que la empresa facilitará.
- Compensación de gastos y procedimiento para su cálculo.
- Horario, reglas de disponibilidad y mecanismos de control.
- Duración del acuerdo y plazos de reversibilidad.
- Instrucciones sobre protección de datos y seguridad informática.
Además, la normativa exige mantener las mismas condiciones laborales que en el trabajo presencial, evitando desigualdades en salario, formación, promoción o conciliación.
Qué obligaciones tienen hoy las empresas según la ley de teletrabajo
La ley de teletrabajo y trabajo a distancia impone una serie de obligaciones que requieren planificación y herramientas adecuadas para su cumplimiento diario. Entre las más importantes se encuentran:
1. Garantizar el registro horario
El control de la jornada es obligatorio incluso en entornos remotos. La empresa debe registrar las horas efectivas de trabajo, pausas y horas extraordinarias. Este punto ha sido uno de los más problemáticos para las organizaciones que no cuentan con sistemas digitales fiables.
2. Proveer medios y garantizar la conectividad
La empresa debe dotar al personal de herramientas, dispositivos, software y consumibles necesarios. También debe compensar los gastos derivados del teletrabajo.
3. Evaluar los riesgos laborales en remoto
La evaluación debe centrarse en el puesto de trabajo real del empleado, considerando ergonomía, iluminación y riesgos psicosociales. La normativa específica que solo se evaluará el espacio necesario para el trabajo, respetando la privacidad del empleado.
4. Proteger datos y sistemas
El teletrabajo implica nuevos riesgos de ciberseguridad. La empresa debe formar al personal, definir protocolos y asegurar que el acceso remoto se realiza desde entornos protegidos.
Estas obligaciones continúan vigentes en la nueva ley de trabajo a distancia, con un mayor énfasis en el equilibrio entre flexibilidad, productividad y garantías legales.
Impacto de la ley de trabajo a distancia en la organización interna de las empresas
La implementación del trabajo a distancia no solo implica cumplir con una normativa; también requiere una revisión profunda de los procesos internos, la comunicación y la manera de coordinar equipos. La ley obliga a formalizar acuerdos, controlar la jornada, garantizar la desconexión digital y adaptar la prevención de riesgos, por lo que muchas empresas han tenido que rediseñar procedimientos que antes dependían de la presencialidad.
Esto supone integrar nuevas herramientas, estandarizar criterios entre departamentos y asegurar que todos los mandos intermedios gestionan el teletrabajo de forma coherente. Para muchas organizaciones, la clave está en unificar sistemas de control y planificación que permitan mantener la productividad sin incrementar la carga administrativa.
La importancia del registro horario en contextos híbridos
Una de las exigencias más críticas para las empresas es mantener un registro horario fiable, incluso cuando parte de la plantilla trabaja desde casa. La ley es clara: el control de la jornada debe ser igual de riguroso en teletrabajo que en presencialidad.
Esto implica disponer de sistemas digitales capaces de:
- Registrar entradas, salidas y pausas en tiempo real.
- Evitar modificaciones no autorizadas o registros manuales poco fiables.
- Generar informes ante inspecciones o auditorías internas.
En modelos híbridos, donde un mismo empleado puede alternar oficina y teletrabajo, este control debe adaptarse automáticamente para evitar errores y garantizar cumplimiento legal.
Costes, medios técnicos y compensación: un reto para las empresas
La normativa obliga a las empresas a proporcionar los medios necesarios para trabajar a distancia y a compensar los gastos derivados de ello. Aunque no existe una cuantía estándar, es la empresa quien debe justificar y documentar cómo calcula dicha compensación.
Esto añade complejidad financiera y administrativa, especialmente en organizaciones con plantillas amplias o modelos híbridos en los que el teletrabajo se aplica solo ciertos días. Contar con herramientas que permitan asociar gastos, dispositivos y acuerdos a cada empleado resulta fundamental para evitar incoherencias o reclamaciones futuras.
Ley de trabajo a distancia y teletrabajo: elemento clave para la empresa
Ninguna modalidad remota puede implantarse sin un acuerdo formal. Este acuerdo debe estar firmado antes de iniciar el trabajo a distancia y se debe comunicar al SEPE. Para las empresas, esto implica revisar modelos contractuales, procesos de comunicación interna y, sobre todo, estandarizar criterios para evitar diferencias entre equipos o departamentos.
La normativa también exige que cualquier modificación del acuerdo (como cambio de horario, adaptación de turnos o introducción de sistemas de control) quede documentada. Por ello, disponer de soluciones que permiten gestionar horarios, turnos y control de presencia en un único entorno es fundamental para mantener la trazabilidad documental y operativa que exige la ley.
Cómo afecta la ley al control de la actividad y la gestión del tiempo
Una de las grandes preocupaciones de las empresas es cómo equilibrar flexibilidad y control sin invadir la esfera personal del trabajador. La ley establece explícitamente que deben respetarse los límites a la vigilancia, evitando sistemas intrusivos.
Sin embargo, sí permite mecanismos de control razonables y proporcionados, siempre que se hayan incluido en el acuerdo de trabajo a distancia. Esto incluye:
- Registro horario digital.
- Gestión de turnos y pausas.
- Control de disponibilidad.
- Herramientas para verificar el cumplimiento de tareas.
Estas prácticas se consideran conformes siempre que estén adecuadamente justificadas y comunicadas.
Cómo ayuda Kelio a las empresas a cumplir las leyes de trabajo a distancia y gestionar turnos de trabajo
Ofrecemos una plataforma integral que ayuda a las empresas a cumplir las leyes de trabajo a distancia y a gestionar de manera eficiente tanto la jornada laboral como los turnos. Su sistema centraliza el registro de la jornada, la gestión de ausencias, el control de horarios y la planificación de turnos, garantizando modelos de trabajo híbridos organizados, transparentes y totalmente alineados con la normativa.
Con Kelio, las empresas pueden:
- Registrar la jornada en remoto con trazabilidad completa y sin vulnerar la privacidad.
- Planificar horarios y turnos, incluidos los rotativos, adaptándolos a cada equipo o modelo híbrido.
- Detectar automáticamente solapamientos, conflictos de cobertura y necesidades de ajuste.
- Publicar los cuadrantes y permitir que cada empleado consulte su planificación desde cualquier dispositivo.
Gracias a esta automatización, las organizaciones ganan eficiencia operativa, reducen errores y aseguran el cumplimiento legal en materia de teletrabajo y gestión del tiempo.
Conclusión
Esta ley ha consolidado un marco jurídico que obliga a las empresas a organizar de forma más estructurada sus modelos de teletrabajo y trabajo híbrido. Para cumplir con la normativa y garantizar una gestión eficiente del tiempo, los turnos y la presencia laboral, las compañías necesitan herramientas fiables que centralicen los procesos.
Kelio se posiciona como un aliado tecnológico clave, permitiendo a las empresas adaptarse a la ley, optimizar recursos y ofrecer un entorno de trabajo flexible, seguro y bien gestionado.
