Si un trabajador presenta una denuncia en el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo se puede llevar a cabo una inspección de trabajo. Es un procedimiento estándar y regular para verificar que todo está bien en materia de seguridad y salud de los trabajadores, altas en la S.S., registro de horarios, etc.
Si se produce una inspección de trabajo, el inspector tiene derecho a ingresar en las instalaciones de la empresa. En el caso de que se le niegue el acceso o decida no cooperar, se produciría una violación de la ley 23/2015 y la empresa podría ser sancionada.
¿Qué es una inspección de trabajo?
¿Qué es la inspección de trabajo? Es una operación rutinaria que impone el ministerio de trabajo para controlar y garantizar que se cumplan las normas de salud, seguridad e higiene laborales.
Cualquier empresa puede sufrir una inspección en cualquier momento, independientemente de si hay o no una denuncia previa. Es algo que aunque no tiene porqué ser habitual, puede ocurrir alguna vez. Además, puede llevarse a cabo de manera aleatoria y sin previo aviso.
Motivos comunes para una inspección de trabajo
Aunque una inspección puede ser rutinaria, hay una serie de motivos que pueden hacer que se lleve a cabo, como veremos a continuación.
- Contratos temporales: cuando existen contratos temporales las inspecciones de trabajo se pueden hacer para ver si se cumplen los acuerdos y las condiciones establecidas en el contrato.
- Riesgos laborales: los negocios sufren inspecciones para comprobar que se cumple la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales.
- Registro horario: las empresas también tienen la obligación de cumplir con el Real Decreto Ley 8/2019. En el decreto se contempla que se paguen adecuadamente a los trabajadores por las horas trabajadas y, si trabajan más horas, deberán recibir una compensación correspondiente.
- Tras una denuncia laboral / Buzón ITSS: si un trabajador o un grupo de trabajadores ha presentado una denuncia al buzón de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, también puede ser motivo para que se lleve a cabo una inspección. También si ha presentado la denuncia por vía telemática, presencial o por correo.
- Procedimiento rutinario: como te comentamos, la inspección puede producirse simplemente al azar, como una operación de rutina.
El proceso de una inspección de trabajo
La inspección de trabajo comprende una serie de pasos:
- Verificar el cumplimiento de las normas de seguridad en el trabajo. Lo primero que hace el inspector de trabajo es verificar que los trabajadores tengan equipos de protección y trabajen en un entorno seguro. Durante la inspección también pueden ver el historial de seguridad de la empresa.
- Comprobar el cumplimiento de las normas. Lo siguiente que hace el inspector es confirmar que los contratos están en orden y se respetan sus derechos. Lo mismo en cuanto a los acuerdos con los sindicatos. También se verifica que exista igualdad de oportunidades y que no se lleva a cabo ninguna práctica discriminatoria por razón de religión, sexo, política, etc.
- Comprobar los contratos, las nóminas, las cotizaciones o el despido. El inspector también comprobará la situación actual de los contratos de los trabajadores, si los despidos están en regla, las nóminas, las cotizaciones, las vacaciones, los días de enfermedad, etc. Además de buscar posibles casos de empleos ilegales o trabajadores indocumentados.
Las fases de una inspección de trabajo son diversas y suele ser el procedimiento habitual, por lo que es importante estar preparado para ello.
Cómo prepararse para una inspección de trabajo
Es importante tener a mano una serie de documentos que puede solicitar el inspector de trabajo, entre ellos:
- Notificación de apertura
- Horario y calendario de trabajo
- Resumen de las horas extraordinarias
- Formulario de alta
- Justificante de pago de cotizaciones de autónomos
- Recibos de los salarios
- Formularios de altas y bajas de los trabajadores
- Justificante de alta de la empresa en la Seguridad Social
- Justificante de pagos a la Seguridad Social
- Contratos de trabajo presentados en la oficina de empleo
- Registros contables
- Escritura de constitución de la sociedad
- Declaración del impuesto de sociedades
- Declaración de IRPF (modelo 190)
- Declaración de operaciones con terceros (modelo 347)
- Autorizaciones de trabajo y documentación (en el caso de tener trabajadores extranjeros)
- Documentación relacionada con la prevención de riesgos laborales
- Documento de asociación
- Comprobante de aplazamiento y pago fraccionado de las cotizaciones a la S.S.
- Documento de alta en la AT
- Contratos comerciales
Aparte de tener toda esta documentación, es importante conocer la normativa vigente y seguir buenas prácticas laborales, para asegurar que todo vaya bien.
¿Cómo deben prepararse los trabajadores?
En una inspección laboral es normal que el funcionario que la realiza se dirija directamente a los trabajadores. Éstos deberán permanecer en las oficinas, trabajando con normalidad y respondiendo a las preguntas realizadas por el inspector.
¿Qué tipos de preguntas se suelen hacer? Por ejemplo, preguntas como:
- ¿Cuánto tiempo llevas dado de alta?
- ¿Cuál es tu jornada laboral?
- ¿Qué horario tienes?
- ¿Cuál es tu puesto en la empresa?
- ¿Cuándo cogiste las últimas vacaciones?
Consecuencias de una denuncia en la inspección de trabajo
Durante una inspección pueden detectarse irregularidades tipificadas en la ley, por lo que el funcionario será el encargado de evaluarlas y dictaminar el tipo de infracción.
Se reconocen principalmente 3 tipos de infracciones: leve, grave y muy grave, con sanciones que pueden ser más grandes o más pequeñas según la magnitud.
Las consecuencias de una denuncia a causa de una inspección de trabajo pueden ser diversas, por eso es tan importante tener todo en regla. Por ejemplo, las multas por control horario son frecuentes y se pueden solucionar.
Cómo solicitar una inspección de trabajo
¿Cómo solicitar una inspección de trabajo? Para que vaya una inspección de trabajo a una empresa el trabajador debe poner una denuncia. La puede hacer de manera presencial, telefónica o por vía postal.
Preguntas frecuentes sobre la inspección de trabajo
¿La empresa puede negarse a una inspección de trabajo?
No, no es posible negarse. La empresa tiene que permitir la entrada del inspector y no debe dificultar la inspección.
Hay una excepción. Si el lugar de trabajo del autónomo coincide con el domicilio, entonces tendrá que tener una orden judicial para proceder.
Pero como bien estipula la ley 23/2015 “Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social”, el hecho de negarse a una inspección laboral se considera una forma de entorpecer al Estado, lo que implica sanciones. Las multas pueden ir de 6.251€ a 187.515€, dependiendo del grado de negligencia, entre otros aspectos.
¿Se puede reclamar una inspección?
Sí. Se puede recurrir una sanción, pero lo primero será esperar a recibir la notificación del Ministerio por correo certificado. Suele llegar en un plazo de 10 días desde la fecha de la inspección de trabajo.
Tras la notificación hay un plazo de 15 días hábiles para alegar. En ese momento tendrás que redactar un escrito (mejor con ayuda de un asesor laboral) con las pruebas pertinentes para demostrar que la sanción es errónea.
¿Cómo se notifica la inspección de trabajo?
La inspección se puede notificar por carta o bien de forma verbal. Aunque también puede llegar sin notificación previa, como una inspección sorpresa.
¿Se puede evitar?
Hay inspecciones rutinarias que no se pueden evitar. Las demás sí, haciendo bien las cosas en cuanto a las normativas vigentes y cumplimiento de las obligaciones. Por eso es importante contar con una asesoría legal y utilizar un buen software para gestionar toda la información del negocio de manera más ágil.
Conclusión
Esperamos que esta guía sobre la inspección de trabajo haya resuelto tus dudas, porque es importante que tanto los trabajadores como las empresas sean conscientes de la actual normativa, del procedimiento a seguir y de las posibles sanciones.
Al utilizar un software de rrhh te aseguras de que todo se haga mejor y que sea más sencillo de comprobar, para demostrar transparencia y agilizar las inspecciones.
