Recibir la visita de la Inspección de Trabajo puede generar cierto nerviosismo en cualquier empresa. Sin embargo, cuando se conocen los procedimientos, los documentos que suelen pedir y las mejores formas de actuar, todo se convierte en un trámite más.
En esta guía completa te explicamos qué piden en una inspección de trabajo, cuánto suele durar, qué hacer antes, durante y después, y cómo superarla con éxito.
Además, descubrirás cómo en Kelio te ayudamos a tenerlo todo bajo control, digitalizado y listo para cualquier revisión.
¿Qué es una inspección de trabajo?
Una inspección de trabajo es una actuación que realiza la administración laboral para comprobar que las empresas cumplen con sus obligaciones en materia de empleo, Seguridad Social y prevención de riesgos.
El inspector o subinspector puede visitar el centro de trabajo, solicitar documentación, entrevistar a empleados o revisar el cumplimiento de determinadas normas.
¿A quién afecta?
A cualquier empresa o autónomo con trabajadores a su cargo.
Da igual el tamaño o el sector: todas las organizaciones están sujetas a posibles visitas, ya sea por rutina, campaña sectorial o denuncia de un trabajador.
¿Las inspecciones avisan?
No siempre. Algunas visitas son programadas con antelación y otras se realizan sin aviso previo, precisamente para comprobar cómo funciona la empresa en condiciones reales.
Por eso, lo más importante es estar siempre preparado, con toda la documentación en regla y accesible.
¿Qué piden en una inspección de trabajo?
Esta es la gran pregunta. Lo que piden dependerá del tipo de inspección, pero existen ciertos documentos que siempre conviene tener listos. A continuación, te detallamos los más habituales.
Documentación laboral imprescindible
Los inspectores suelen comenzar por lo básico:
- Contratos de todos los trabajadores y sus anexos.
- Nóminas mensuales correctamente elaboradas.
- Altas y bajas en la Seguridad Social.
- Calendario laboral actualizado y visible.
- Registro horario de cada empleado, con fichajes de entrada, salida y pausas.
- Justificantes de vacaciones, permisos y ausencias.
- Plan de igualdad (si la empresa está obligada) y protocolo de acoso.
- Libro de visitas digital o histórico de inspecciones anteriores.
El objetivo principal es comprobar que la empresa cumple con la normativa y que la relación laboral entre empresa y trabajador es legal y transparente.
Documentación de Seguridad Social y cotizaciones
En esta parte se revisa todo lo relacionado con las cotizaciones:
- Recibos de cotización y justificantes de pago.
- Inscripción de la empresa en la Seguridad Social.
- Afiliaciones, altas, bajas y variaciones de datos.
- Certificados de estar al corriente de pago.
- Aplicación correcta de bonificaciones o reducciones.
Aquí el foco está en comprobar que todos los trabajadores están dados de alta y cotizan según su salario y categoría profesional.
Documentación de prevención de riesgos laborales
Es uno de los apartados más delicados, ya que afecta directamente a la seguridad de los empleados. El inspector puede pedir:
- Plan de prevención actualizado.
- Evaluación de riesgos del puesto de trabajo.
- Planificación de medidas preventivas.
- Registros de entrega de EPIs (Equipos de Protección Individual).
- Certificados de formación en prevención y primeros auxilios.
- Informes de vigilancia de la salud.
Cualquier carencia en materia de prevención puede considerarse una infracción grave. Por eso es recomendable revisar periódicamente toda esta documentación.
Otros requerimientos frecuentes
Además de los documentos anteriores, los inspectores pueden solicitar:
- Contratos de subcontratas o empresas colaboradoras.
- Licencias de actividad o apertura.
- Justificantes de ayudas o subvenciones laborales.
- Permisos de trabajo y residencia de empleados extranjeros.
- Informes de registro horario, incluyendo horas extras y complementarias.
El registro de jornada es, sin duda, uno de los puntos más revisados desde la entrada en vigor de la normativa que lo hizo obligatorio.
¿Qué pasa si la empresa no tiene lo que se pide?
No disponer de un documento no significa sanción inmediata, pero sí puede generar un requerimiento de subsanación.
En ese caso, la empresa dispone de un plazo determinado para entregar los documentos o corregir las irregularidades.
Sin embargo, si se detectan faltas graves (como trabajadores sin alta o ausencia total de registro horario), la inspección puede iniciar directamente un procedimiento sancionador.
Las multas varían según la gravedad, pero pueden llegar a cifras elevadas, especialmente si se demuestra reincidencia o falta de colaboración.
¿Cuánto dura una inspección de trabajo?
No existe un tiempo exacto. Una inspección puede durar una hora, un día o incluso varias semanas, dependiendo de la complejidad de la empresa, el número de empleados y los temas revisados.
El proceso suele seguir estas fases:
- Inicio: el inspector se presenta, explica el motivo de la visita y solicita los primeros documentos.
- Revisión documental: analiza contratos, nóminas, cotizaciones y registros.
- Comprobaciones en el centro de trabajo: puede recorrer las instalaciones, entrevistar a trabajadores o comprobar medidas de seguridad.
- Acta o requerimiento: si detecta incidencias, deja constancia y fija plazos para corregirlas.
- Cierre: una vez presentada la documentación o subsanadas las faltas, se da por finalizada la actuación.
En general, cuanto más ordenada y digitalizada esté la empresa, más rápida y sencilla será la inspección.
¿Qué hacer ante una inspección de trabajo?
Saber qué hacer ante una inspección de trabajo es clave para afrontar el proceso con seguridad y profesionalidad.
A continuación te explico qué hacer antes, durante y después de la visita.
Antes de la visita
- Realiza revisiones internas cada pocos meses.
- Asegúrate de que toda la documentación está actualizada y bien archivada.
- Implementa un sistema de control horario fiable y automatizado.
- Informa a tus mandos intermedios sobre cómo deben actuar ante una inspección.
- Designa un responsable que atienda al inspector y gestione la visita.
El mejor consejo es prevenir: cuando todo está en orden, una inspección deja de ser un problema.
Durante la visita
- Solicita la identificación oficial del inspector.
- Mantén una actitud colaborativa y respetuosa.
- Entrega solo la documentación que te pidan.
- No ocultes información ni intentes improvisar respuestas.
- Si algo falta, pide un plazo para presentarlo.
- No firmes actas sin leerlas ni consultarlo antes con tu asesor laboral.
El inspector no busca cazar a la empresa, sino comprobar el cumplimiento de la ley. Una actitud profesional y transparente siempre ayuda.
Después de la visita
- Revisa el acta o el requerimiento recibido.
- Cumple con los plazos y entrega los documentos solicitados.
- Corrige posibles errores administrativos.
- Analiza qué aspectos puedes mejorar para futuras inspecciones.
- Conserva copias de todo lo que hayas presentado.
Ver la inspección como una oportunidad de mejora interna es una mentalidad inteligente: muchas empresas corrigen pequeños fallos y fortalecen sus procesos tras una revisión.
¿Cómo superar una inspección de trabajo con éxito?
Superar una inspección no depende de la suerte, sino de la organización.
Las empresas que tienen sus procesos digitalizados, su documentación accesible y su equipo bien formado no suelen tener problemas.
Buenas prácticas para estar siempre preparado
- Mantén los contratos y nóminas archivados en formato digital.
- Utiliza un software de control horario que registre fichajes y genere informes automáticos.
- Centraliza toda la documentación de RRHH y Seguridad Social en una plataforma.
- Haz revisiones internas periódicas.
- Anticípate: detecta errores antes de que lo haga el inspector.
¿Cómo ayuda Kelio a superar una inspección de trabajo?
En Kelio sabemos que una inspección puede ser un momento de tensión. Por eso, nuestras soluciones están diseñadas para que la gestión laboral sea 100 % transparente y digitalizada.
Con Kelio, podrás:
- Registrar la jornada laboral de tus empleados, cumpliendo con la nueva ley de control horario.
- Generar informes de fichajes y control horario listos para entregar al inspector.
- Gestión de ausencias y vacaciones en una única plataforma.
- Acceder a contratos, nóminas y documentos de cada trabajador de forma instantánea.
- Garantizar trazabilidad completa y seguridad de los datos.
Todo desde un entorno intuitivo, accesible y totalmente adaptado a la normativa laboral vigente.
Gracias a Kelio, las empresas reducen errores, ganan tiempo y afrontan cualquier inspección con total tranquilidad.
Tu información está siempre organizada, segura y disponible con un solo clic.
Conclusión
Pasar una inspección de trabajo con éxito no es cuestión de suerte sino de preparación.
Si sabes qué piden en una inspección de trabajo, cuánto puede durar y cómo actuar en cada fase, evitarás sanciones y ganarás tranquilidad. La clave está en la organización y la digitalización.
Con Kelio, tendrás toda la documentación laboral centralizada, accesible y segura. Podrás generar informes en segundos, demostrar cumplimiento normativo y dedicar tu tiempo a lo que realmente importa: tu equipo.
