Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, el registro horario ha pasado de ser una recomendación a convertirse en una herramienta fundamental para el control de la jornada laboral en España. Esta obligación legal, nacida con el objetivo de combatir el fraude laboral y garantizar el respeto al tiempo de trabajo efectivo, se ha ido transformando progresivamente hacia modelos más precisos, tecnológicos y auditables.
La nueva ley de control horario que entrará en vigor este 2025 representa un avance cualitativo clave en esa evolución: no solo refuerza el marco normativo previo, sino que impone el uso obligatorio de sistemas digitales de registro, eliminando ambigüedades e imprecisiones que aún persistían.
Esta transición no es meramente formal: plantea implicaciones profundas tanto para la gestión de recursos humanos como para las inspecciones laborales al exigir trazabilidad, autenticación y disponibilidad de los datos en cualquier momento.
En este artículo, abordamos en profundidad qué implica esta nueva legislación, a quién afecta, qué métodos son válidos y qué sanciones pueden derivarse del incumplimiento. Además, analizamos cómo pueden adaptarse las empresas (grandes y pequeñas) con el apoyo de herramientas digitales que garanticen el cumplimiento legal y optimicen sus procesos internos.
¿Qué dice la nueva ley de registro horario digital en 2025?
La nueva ley de control horario 2025 parte del marco legal establecido por el Real Decreto Ley 8/2019, pero introduce nuevas exigencias técnicas y operativas. Su objetivo es eliminar cualquier ambigüedad en el registro de jornada, asegurando que el control horario no solo exista, sino que sea objetivo, fiable y accesible.
Estas exigencias responden a la necesidad de garantizar una mayor transparencia y trazabilidad en las relaciones laborales. La administración busca que el registro de jornada sea un reflejo fiel del tiempo efectivamente trabajado, sin dejar margen a manipulaciones, omisiones o sistemas improvisados. Además, refuerza la protección de los derechos laborales al asegurar que todo tiempo de trabajo, incluidas las pausas y descansos que afectan al cómputo, quede registrado.
El anteproyecto aprobado por el Consejo de Ministros en febrero de 2025 detalla una serie de requisitos que los sistemas de fichaje deben cumplir:
- Utilización obligatoria de medios digitales.
- Cumplimentación personal y directa por parte de los trabajadores, al inicio y al final de cada jornada.
- Registro de interrupciones (pausas, descansos, etc.) que afecten al cómputo horario.
- Trazabilidad y autenticidad de los datos: cada registro debe identificar de forma inequívoca al empleado.
- Formatos legibles, tratables y compatibles con los sistemas utilizados por la empresa y la administración.
- Interoperabilidad que permita el acceso inmediato por parte de la Inspección de Trabajo y representantes legales.
Además, se establece que el sistema debe ser idéntico para contratos a tiempo parcial, lo que busca evitar desigualdades en el tratamiento de los registros laborales.
Este conjunto de exigencias no solo responde a un criterio técnico, sino a una voluntad normativa clara: evitar situaciones de abuso, mejorar la fiscalización del tiempo de trabajo y ofrecer un marco de garantías claras para trabajadores, empresas y organismos de control.
¿Desde cuándo es obligatorio el registro de jornada digital?
La obligación de registrar la jornada laboral en España no es nueva: se remonta al Real Decreto-ley 8/2019, que marcó un punto de inflexión en la normativa laboral. Desde entonces, todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, deben llevar un control diario de la jornada de sus trabajadores. Esta norma también introdujo la obligación de conservar datos clave como la hora exacta de entrada y salida y el número total de horas trabajadas.
Sin embargo, esta normativa permite cierta flexibilidad en cuanto a los métodos utilizados, lo que derivó en prácticas poco homogéneas, como el uso de hojas de cálculo, plantillas en papel o sistemas manuales sin trazabilidad.
La nueva ley da un paso más allá: establece la obligatoriedad de utilizar sistemas digitales, eliminando herramientas manuales y reforzando criterios técnicos como la autenticidad, trazabilidad y accesibilidad en tiempo real.
Esta exigencia se aplica tanto a empleados presenciales como a quienes trabajan en remoto, e incorpora un requisito esencial: los registros deben conservarse durante al menos cuatro años y estar disponibles en todo momento para la Inspección de Trabajo.
Además, el texto prevé que los convenios colectivos deberán adaptarse antes del 31 de diciembre de 2025, por lo que las empresas deben comenzar cuanto antes su transición hacia sistemas digitales de control horario plenamente conformes con la nueva normativa.
¿A quién afecta la nueva normativa de fichaje obligatorio?
La nueva ley para fichar en el trabajo afecta a todas las empresas y sectores, independientemente de su tamaño o actividad. Están incluidos:
- Grandes, pequeñas y medianas empresas.
- Trabajadores presenciales y en modalidad de teletrabajo.
- Plantillas externas o subcontratadas.
El cumplimiento del fichaje de trabajadores deja de ser solo una cuestión de recursos humanos: afecta a la dirección general, responsables de área y equipos técnicos, que deben garantizar que el sistema implantado cumple con los requisitos legales y funciona correctamente en el día a día.
¿Qué métodos de fichaje permite la nueva ley?
La nueva ley establece una premisa clara: sólo se aceptan sistemas digitales con garantías de autenticidad y trazabilidad. Esto significa que los sistemas deben identificar inequívocamente al trabajador, registrar automáticamente las horas de entrada y salida, y evitar cualquier alteración posterior.
Entre los métodos aceptados están:
- Software de registro horario accesible desde ordenador o dispositivo móvil.
- Apps con geolocalización, útiles para trabajadores itinerantes o en teletrabajo.
- Lectores biométricos (huella dactilar o reconocimiento facial), siempre que cumplan con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
- Tarjetas o llaves electrónicas, asociadas al perfil de cada trabajador.
En cambio, quedan descartados los sistemas manuales o fácilmente alterables como:
- Plantillas en papel.
- Excel sin control de accesos.
- Registros firmados a posteriori.
Consecuencias de no cumplir com el registro de jornada digital obligatorio:
No cumplir con la obligación del registro horario digital puede tener consecuencias legales importantes para las empresas. Según el nuevo régimen sancionador previsto en el anteproyecto de ley:
- Infracción leve: de 1.000 a 2.000 euros.
- Infracción media: de 2.001 a 5.000 euros.
- Infracción grave: de 5.001 a 10.000 euros.
Estas sanciones podrán aplicarse por cada persona trabajadora afectada, lo que multiplica el riesgo económico para la empresa en caso de incumplimiento colectivo o reincidente.
Cómo cumplir con la nueva ley de control horario con Kelio
Cumplir con la nueva normativa no solo requiere adaptarse a los requisitos legales, sino también contar con una solución tecnológica que sea confiable, escalable y alineada con las exigencias técnicas del nuevo marco regulatorio. En este sentido, Kelio ofrece un software de control horario digital que permite gestionar de forma precisa y centralizada el registro de jornada, garantizando el cumplimiento normativo y mejorando al mismo tiempo la operativa diaria de la empresa.
Las soluciones de Kelio están diseñadas para adaptarse a las necesidades de cualquier organización, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones con múltiples centros de trabajo o equipos en remoto. Entre sus funcionalidades clave se incluyen:
- El registro digitalizado y seguro de entradas, salidas y pausas, desde cualquier dispositivo (ordenador, móvil o terminal físico).
- La posibilidad de incluir la firma digital del trabajador, aportando validez jurídica a los registros y evitando discrepancias o manipulaciones.
- La generación de informes personalizables y exportables, listos para inspecciones o auditorías internas.
- Acceso multiplataforma, lo que facilita el fichaje tanto de trabajadores presenciales como en remoto.
- Compatibilidad con sistemas de planificación de turnos, lo que permite controlar y ajustar horarios en tiempo real.
Además, las soluciones de Kelio cumplen con todos los requisitos que se detallan en el anteproyecto de ley, incluyendo la conservación de datos durante cuatro años, el acceso remoto para inspecciones y la protección de datos conforme al RGPD.
Apostar por una solución como la de Kelio permite a las empresas anticiparse al cambio legal, reducir riesgos y transformar una obligación administrativa en una oportunidad para optimizar la gestión de personas.
Resumen de cambios y claves para adaptarse a tiempo
La siguiente tabla resume de forma clara y visual los principales cambios que introduce la nueva ley de control horario de 2025 en comparación con el marco legal anterior. Esta comparativa te ayudará a identificar los aspectos clave en los que tu empresa deberá adaptarse.
| Aspecto | Antes (RDL 8/2019) | Nueva ley 2025 |
|---|---|---|
| Método de registro | Papel, Excel, apps | Registro digital obligatorio |
| Supervisión | Más flexible | Mayor control por Inspección de Trabajo |
| Conservación de registros | 4 años | 4 años (sin cambios) |
| Multas | Según LISOS : hasta 7.500 € por infracción grave (no especificadas en el RDL) | Hasta 10.000 € por trabajador |
En el Real Decreto-ley 8/2019, las sanciones no se detallaban directamente, sino que se aplicaban conforme al régimen general de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). El anteproyecto de 2025 introduce un sistema de sanciones más específico y proporcional, con multas asociadas a cada trabajador en situación de incumplimiento.
Recomendaciones clave:
- Audita el sistema de fichaje actual.
- Implanta una solución homologada antes del plazo.
- Forma al equipo sobre su correcto uso.
- Define un responsable interno del cumplimiento.
Preguntas frecuentes sobre el nuevo control horario 2025
Para facilitar la comprensión de esta nueva normativa, respondemos a continuación a las preguntas más comunes que suelen surgir.
¿La nueva ley fichajes afecta a todas las empresas?
Sí, la nueva ley de registro horario será aplicable a todas las empresas independientemente de su tamaño o sector.
¿Cuál es la fecha límite para adaptarse al registro de jornada digital obligatorio?
Para el registro de jornada digital el proyecto de ley concede un plazo de seis meses contado desde la fecha en que la norma se publique en el BOE. Es decir:
En el momento en que la ley aparezca en el Boletín Oficial del Estado, todas las empresas (incluidas las micro-pymes y los autónomos que tengan personal contratado) deberán tener su sistema de fichaje digital plenamente operativo antes de que transcurran seis meses.
¿Qué sistemas de fichaje son válidos?
Solo aquellos digitales, automáticos y con trazabilidad completa. El uso de hojas en papel o Excel ya no estará permitido.
¿Cómo afecta la ley al teletrabajo?
El control horario obligatorio 2025 también incluye a trabajadores en remoto, quienes deberán fichar desde dispositivos digitales autorizados.
¿Es obligatorio conservar los registros?
Sí, durante al menos cuatro años y deben estar disponibles para su inspección en cualquier momento.
Conclusión
La nueva ley de control horario de los trabajadores de 2025 marca un hito en la modernización de las relaciones laborales en España. El paso hacia un registro digital obligatorio, junto con la reducción de jornada y la garantía del derecho a la desconexión, busca construir entornos laborales más justos, equilibrados y sostenibles.
Para las empresas, esta normativa representa un doble reto: el cumplimiento legal y la necesidad de adaptar sus sistemas y cultura organizativa. Pero también es una oportunidad para optimizar recursos, mejorar la productividad y profesionalizar la gestión del tiempo.
Soluciones como las que ofrece Kelio permiten no solo evitar sanciones, sino también transformar una obligación en una herramienta de mejora continua. La clave está en adelantarse, implementar las tecnologías adecuadas y asegurar que todo el equipo esté alineado con el cambio.
