La nota de gastos es un documento esencial para cualquier empresa que necesite controlar y justificar los pagos realizados por sus empleados en desplazamientos, reuniones de trabajo u otras actividades profesionales. Una gestión inadecuada puede derivar en errores contables, fraudes internos o incidencias fiscales.
En este artículo detallamos qué es una nota de gastos, cómo se confecciona correctamente, la normativa que la regula y la importancia de automatizar su gestión para garantizar la eficiencia y la seguridad. Además, se explican los pasos para diseñar un modelo de nota de gastos eficaz y se ofrecen recomendaciones para optimizar este proceso con una solución digital integrada en los sistemas de gestión de recursos humanos de la empresa.
¿Qué es una nota de gastos y para qué sirve?
Una nota de gastos es un documento interno mediante el cual un empleado detalla los desembolsos realizados en nombre de la empresa. Su finalidad principal es justificar y solicitar el reembolso de gastos relacionados con dietas, desplazamientos, alojamiento, material de trabajo o actividades de representación comercial.
A diferencia de una factura o un ticket individual, la nota de gastos agrupa y centraliza todos los justificantes vinculados a una actividad específica o a un periodo determinado. De este modo, la empresa puede procesar varias partidas de forma conjunta, imputarlas correctamente al centro de coste correspondiente y optimizar la deducción de impuestos, como el IVA soportado.
Una gestión adecuada de las notas de gastos contribuye directamente a la salud financiera de la organización: reduce gastos innecesarios, facilita la supervisión y auditoría interna y minimiza el riesgo de sanciones derivadas de deducciones fiscales incorrectamente aplicadas.
Normativa y políticas internas que afectan a las notas de gastos
El uso de las notas de gastos en la empresa está condicionado por la normativa fiscal vigente y por las políticas internas de cada organización. Algunos aspectos clave que conviene tener en cuenta son:
- IVA deducible: Para que la empresa pueda deducir el IVA de un gasto, este debe estar justificado mediante una factura o tique válido, emitido a nombre de la compañía y con todos los requisitos legales. La nota de gastos consolida estos justificantes y facilita su registro contable.
- Dietas exentas de IRPF: La Ley del IRPF permite eximir de tributación determinados gastos por dietas y desplazamientos, siempre que estén justificados, se ajusten a los límites establecidos y correspondan a actividades realizadas fuera del centro habitual de trabajo.
- Plazos de presentación: Cada organización debe definir una política interna clara sobre los plazos para presentar las notas de gastos. Lo más habitual es fijar un máximo de 30 días desde la fecha del gasto para su justificación y solicitud de reembolso.
- Auditoría y control interno: Contar con una política de control bien definida ayuda a evitar fraudes y errores contables. Esta política debe especificar qué tipos de gastos son reembolsables, los límites por categoría (kilometraje, alojamiento, manutención) y el procedimiento de validación y aprobación. Un control insuficiente puede derivar en sanciones o en la pérdida de deducciones fiscales.
Paso cero: prepara tu modelo de nota de gastos
Tener un modelo de nota de gastos estandarizado ayuda a sistematizar la recopilación de datos y evita errores recurrentes. Un modelo básico debe incluir:
- Datos del empleado: nombre, cargo, departamento.
- Fecha de emisión de la nota.
- Detalle de cada gasto: concepto, fecha, lugar, importe neto, tipo de IVA y total.
- Medio de pago utilizado.
- Firma del empleado y autorización de la persona responsable.
- Anexos: tickets, facturas y justificantes digitalizados.
Muchas empresas crean plantillas en Excel o Word, pero cada vez es más habitual emplear aplicaciones específicas que generan automáticamente estos formularios, integran los justificantes digitales y los vinculan al sistema contable y de gestión de recursos humanos.
Cómo hacer una nota de gastos en 6 pasos
Para garantizar que una nota de gastos sea coherente con la normativa y con la política de la empresa, conviene seguir un procedimiento claro. A continuación, se describen los pasos fundamentales para elaborar y gestionar correctamente este documento.
1. Recopilar justificantes y digitalizarlos
El primer paso consiste en guardar todos los tickets, facturas y justificantes relacionados con el gasto. Digitalizarlos mediante escáner o aplicación móvil permite mantener un respaldo seguro y evitar extravíos. Hoy en día, muchas herramientas utilizan tecnología OCR para extraer datos automáticamente, reduciendo el trabajo manual.
2. Completar los datos clave
Una vez digitalizados los justificantes, se debe cumplimentar la nota de gastos indicando: fechas, conceptos, importe neto, tipo de IVA y forma de pago. Es importante ser riguroso con la información para evitar problemas en la deducción de impuestos o en la contabilidad.
3. Verificar límites y aplicar la política de empresa
Cada gasto debe revisarse en función de la política interna de la compañía. Por ejemplo, verificar que las dietas no superen el máximo permitido o que los kilómetros declarados coincidan con rutas razonables. Esta verificación previa evita devoluciones o rechazos posteriores.
4. Calcular impuestos y dietas de forma automatizada
El cálculo correcto de impuestos, dietas y otros conceptos variables es fundamental para que una nota de gastos cumpla la normativa y se ajuste a los límites internos establecidos. Un software especializado permite automatizar estos cálculos, aplicar correctamente los importes de IVA, kilometraje y dietas y reducir los errores manuales en la validación.
5. Enviar para aprobación y registrar en contabilidad
El siguiente paso es enviar la nota de gastos a la persona responsable de su validación. Una vez aprobada, debe registrarse en contabilidad para que se impute correctamente al centro de coste correspondiente, quede reflejada en la planificación de tesorería y se procese el reembolso al empleado.
6. Solicitar el reembolso y archivar la nota
Tras la aprobación y el registro, el empleado puede solicitar el reembolso. Es fundamental conservar las notas y sus justificantes durante al menos cuatro años, plazo mínimo establecido para la prescripción fiscal.
Problemas habituales y cómo evitarlos
Una nota de gastos mal gestionada puede generar incidencias que impactan directamente en la contabilidad y deterioran la relación de confianza con los empleados. Entre los problemas más habituales se encuentran los siguientes:
- Errores de transcripción: Introducir datos de forma manual incrementa el riesgo de equivocaciones.
- Pérdida de justificantes: La falta de un ticket o factura válida impide a la empresa deducir correctamente el IVA y justificar el gasto ante una posible inspección.
- Fraude interno: La ausencia de políticas claras y controles eficaces facilita la presentación de gastos duplicados, no justificados o incluso falsificados.
- Retrasos en el reembolso: Procesos manuales y flujos de aprobación lentos generan demoras que afectan negativamente a la satisfacción y motivación de los empleados.
Para minimizar estos problemas, es recomendable implantar un sistema de gestión de notas de gastos digital que se integre con otras soluciones de recursos humanos y contabilidad. De este modo, se incrementa la eficiencia operativa y se garantiza un control más seguro y transparente.
KPIs para controlar tus notas de gastos
Medir la gestión de las notas de gastos es fundamental para identificar áreas de mejora, optimizar recursos y garantizar un proceso de reembolso ágil y transparente. Algunos indicadores clave a tener en cuenta son:
| KPI | Descripción |
|---|---|
| Tiempo medio de aprobación | Días transcurridos desde la presentación hasta la validación final. |
| Coste por nota de gasto | Recursos económicos y de tiempo empleados para tramitar cada nota. |
| Porcentaje de gastos rechazados | Proporción de gastos que no cumplen con la política interna o presentan errores. |
| Ahorro con digitalización | Comparativa de costes y tiempos entre la gestión manual y la automatizada. |
Cómo calcular el tiempo medio de aprobación
Como punto de partida, este indicador puede calcularse de forma sencilla exportando los datos de tu herramienta de gestión a una hoja de cálculo (Google Sheets o Excel) e introduciendo las fechas de envío y validación de cada nota de gastos. Aplicando una fórmula de promedio, se obtiene el tiempo medio de aprobación.
No obstante, muchas empresas optan por automatizar este seguimiento mediante un módulo de gestión de gastos integrado, que genera indicadores de forma automática y facilita su análisis periódico para optimizar los tiempos de respuesta.
Ventajas de usar una app para la nota de gastos
Cada vez más organizaciones apuestan por soluciones digitales para optimizar la gestión de sus notas de gastos. Entre los principales beneficios destacan los siguientes:
- Reconocimiento automático (OCR): Extrae de forma automática los datos de tickets y facturas, eliminando la necesidad de introducir información manualmente y reduciendo errores.
- Aprobación móvil: Permite validar y autorizar gastos desde cualquier dispositivo, agilizando los procesos de revisión y aprobación.
- Informes en tiempo real: Facilita la elaboración de reportes actualizados y precisos para tesorería, contabilidad y control interno.
- Integración contable: Conecta de forma automática la nota de gastos con sistemas de control horario, gestión de recursos humanos y contabilidad, asegurando coherencia y trazabilidad en toda la organización.
En Kelio, ofrecemos soluciones de gestión de recursos humanos que incluyen módulos específicos para digitalizar la gestión de notas de gastos. Nuestro sistema permite controlar el flujo completo de validación, establecer circuitos de aprobación adaptados a cada empresa, garantizar la trazabilidad de cada justificante y centralizar toda la información para su integración con contabilidad y otros procesos de recursos humanos, optimizando recursos y asegurando la coherencia operativa.
Preguntas frecuentes sobre las notas de gasto
Recopilamos algunas de las preguntas más habituales relacionadas con la elaboración, justificación y gestión de las notas de gastos. Resolver estas dudas ayuda a garantizar que el proceso se ajuste a la normativa y a las políticas internas de cada empresa.
¿Qué gastos se pueden incluir en una nota de gastos?
Dietas, transporte, kilometraje, alojamiento, material de oficina y gastos de representación, siempre que estén vinculados a la actividad laboral.
¿Qué ocurre si pierdo un justificante?
No podrá deducirse el IVA y la empresa asumirá el coste como no justificado. Por eso es recomendable digitalizarlos de inmediato.
¿Cuánto tiempo hay que conservar una nota de gastos?
Durante el plazo de prescripción fiscal, que suele ser de cuatro años.
Conclusión
Gestionar correctamente las notas de gastos es fundamental para optimizar recursos, cumplir con la normativa vigente y reforzar la transparencia y el control interno. Disponer de políticas claras, formar a los empleados y digitalizar el proceso contribuye a garantizar un flujo de trabajo más ágil, seguro y eficiente.
Contar con herramientas adecuadas y automatizar las tareas relacionadas con la gestión de gastos permite reducir errores, ahorrar tiempo y mejorar la experiencia tanto para los equipos administrativos como para los empleados que necesitan justificar sus gastos profesionales.
