La gestión de datos biométricos ha adquirido una relevancia creciente en el ámbito empresarial, especialmente con la expansión de tecnologías orientadas al control de presencia, autenticación y acceso a sistemas. Estas soluciones, cada vez más frecuentes en el entorno laboral, reflejan una tendencia general hacia la automatización y la digitalización de procesos internos. Sin embargo, su implementación no está exenta de implicaciones: el uso de información personal que afecta directamente a la identidad de los individuos plantea desafíos importantes en términos de responsabilidad, cumplimiento normativo y confianza.
En este artículo analizamos qué son los datos biométricos, cómo deben tratarse en la empresa y qué exige la ley de protección de datos biométricos para garantizar su uso responsable y conforme a derecho.
¿Qué son los datos biométricos?
Los datos biométricos, según el artículo 4.14 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), son aquellos datos personales que resultan del tratamiento técnico específico relativo a características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona que permiten su identificación única. Es decir, no se trata simplemente de imágenes o registros, sino de información digital procesada técnicamente que permite identificar o verificar a una persona de forma inequívoca.
En el ámbito empresarial, los ejemplos más habituales de datos biométricos incluyen:
- Huellas dactilares
- Reconocimiento facial
- Voz
- Geometría de la mano
- Iris o retina
Estas tecnologías no solo se utilizan en aplicaciones laborales, sino también en ámbitos como la banca, la salud o los dispositivos personales. Sin embargo, el hecho de que sean únicos e intransferibles. A diferencia de contraseñas o tarjetas hace que su protección requiera estándares mucho más exigentes.
¿Por qué se consideran datos especialmente protegidos?
Los datos biométricos forman parte de las llamadas categorías especiales de datos recogidas en el artículo 9.1 del RGPD junto con otros como los datos de salud, la ideología o la orientación sexual. Esta clasificación no es arbitraria: responde a la necesidad de ofrecer una protección reforzada a aquellos datos cuyo uso indebido puede afectar de forma grave e irreversible a los derechos fundamentales de las personas.
En el caso concreto de los datos biométricos, su nivel de riesgo es especialmente elevado porque se basan en características únicas, permanentes y no sustituibles. Mientras que una contraseña puede cambiarse ante un acceso no autorizado, una huella dactilar, un escaneo facial o un patrón de voz no pueden modificarse ni revocarse una vez comprometidos. Esta condición los convierte en elementos críticos desde el punto de vista de la privacidad y la seguridad.
A nivel técnico, su tratamiento implica vulnerabilidades específicas que deben ser cuidadosamente evaluadas. Entre los principales riesgos se encuentran:
- La posibilidad de suplantación de identidad si los datos biométricos son copiados o reproducidos.
- La reidentificación mediante inteligencia artificial o machine learning, incluso cuando los datos han sido modificados para que no revelen directamente la identidad de la persona.
- La exposición a ciberataques, especialmente si no se aplican medidas de protección adecuadas durante el almacenamiento y transmisión.
Además, conviene diferenciar dos usos comunes de esta información:
- Datos identificativos, que permiten reconocer directamente a una persona (por ejemplo, acceder a un sistema mediante reconocimiento facial).
- Datos autentificativos, que verifican que alguien es quien dice ser (como ocurre al desbloquear un dispositivo mediante la voz).
Ambas finalidades, aunque distintas, comparten un nivel elevado de intrusión y exposición. Por ello, su tratamiento requiere un análisis exhaustivo de riesgos, además de garantías reforzadas que aseguren su legitimidad, proporcionalidad y seguridad.
Usos habituales de datos biométricos en la empresa
En el ámbito empresarial, los datos biométricos se han convertido en una herramienta habitual para mejorar la eficiencia y la seguridad. Algunos usos más comunes incluyen:
- Control de acceso y fichaje laboral: Las empresas utilizan huellas dactilares, reconocimiento facial o escáneres de retina para registrar la entrada y salida del personal. Esto permite evitar el fichaje por otro compañero y aporta trazabilidad.
- Autenticación de usuarios: En entornos digitales o de alta seguridad, los datos biométricos sirven para reforzar los sistemas de acceso a plataformas y recursos informáticos, complementando a las contraseñas tradicionales.
- Seguridad física en instalaciones críticas: En sectores como la industria farmacéutica, energética o defensa, se requiere un control exhaustivo de quién accede a qué zonas, y los sistemas biométricos ofrecen una solución eficaz.
¿Qué dice el RGPD sobre el tratamiento de datos biométricos?
El RGPD establece una prohibición general del tratamiento de datos biométricos, salvo que concurran circunstancias muy concretas que justifiquen su uso. Esto significa que la mera conveniencia tecnológica, el ahorro de tiempo o la mejora de la seguridad interna no son motivos suficientes por sí solos para legitimar el tratamiento de este tipo de información.
El enfoque del reglamento parte de una lógica restrictiva: solo puede tratarse este tipo de datos si existe una base jurídica clara y si se respetan estrictamente los principios que rigen la protección de datos.
En el entorno laboral, el uso de datos biométricos plantea desafíos añadidos. Aunque el consentimiento explícito es, en teoría, una de las bases legales previstas por el RGPD, en la práctica raramente se considera válido cuando se da entre empleador y empleado.
Esto se debe al desequilibrio de poder inherente a la relación laboral: el trabajador puede sentirse presionado a aceptar el tratamiento, aunque no esté realmente de acuerdo, lo que invalida el carácter libre que exige la normativa. Además, el consentimiento debe ser informado, específico y revocable sin consecuencias, condiciones difíciles de garantizar en muchos contextos profesionales.
Para que el tratamiento de datos biométricos sea legítimo, deben cumplirse de forma estricta varios principios fundamentales del RGPD:
- Finalidad específica y legítima: los datos deben recogerse con un propósito claro, definido y legalmente justificado.
- Minimización: solo se debe recopilar la información estrictamente necesaria para cumplir esa finalidad.
- Proporcionalidad: no se debe recurrir a sistemas biométricos si existen medios menos invasivos o igual de eficaces que permitan alcanzar el mismo objetivo.
En resumen, no es legal utilizar sistemas biométricos para fichar únicamente por comodidad o modernización. Debe demostrarse que no hay otra alternativa viable, menos intrusiva y con menor impacto sobre los derechos del trabajador.
¿Cuándo es obligatorio realizar una evaluación de impacto?
El artículo 35 del RGPD establece que debe realizarse una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD) siempre que un tratamiento pueda entrañar un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas. Se trata de una herramienta preventiva clave dentro del principio de responsabilidad proactiva: su objetivo es anticipar riesgos antes de que se produzcan, evaluar su impacto potencial y aplicar las medidas necesarias para mitigarlos.
El uso de datos biométricos, debido a su naturaleza sensible y a las implicaciones que conlleva en términos de identificación personal, suele incluirse entre los tratamientos que requieren obligatoriamente una EIPD. La propia Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), en su guía específica sobre el control de presencia mediante sistemas biométricos, establece criterios concretos que ayudan a identificar cuándo debe aplicarse este proceso.
Casos habituales que exigen una EIPD
Los casos en los que se debe realizar una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD) son:
- Fichaje biométrico de empleados mediante huella digital o reconocimiento facial, especialmente si no existen métodos alternativos menos intrusivos.
- Sistemas biométricos aplicados a grandes grupos de personas, como usuarios, clientes o proveedores, en entornos de acceso físico o digital.
- Proyectos que impliquen decisiones automatizadas basadas en características físicas, sin intervención humana significativa.
¿Qué incluye una EIPD?
Una evaluación de impacto debe documentar con claridad todos los elementos del tratamiento y su contexto. Entre los puntos clave se incluyen:
- Una descripción detallada del tratamiento, sus fines y alcance.
- Una evaluación de la necesidad y proporcionalidad, justificando por qué se recurre a un sistema biométrico.
- Un análisis de los riesgos potenciales para los derechos y libertades de las personas afectadas.
- Las medidas técnicas y organizativas previstas para minimizar dichos riesgos y garantizar la seguridad de los datos.
Realizar una EIPD no solo es una obligación legal en determinados casos, sino también una buena práctica que refuerza la transparencia, la responsabilidad y la confianza de empleados y usuarios frente al uso de tecnologías sensibles.
¿Qué medidas de seguridad deben aplicarse al tratar datos biométricos?
El tratamiento de datos biométricos exige aplicar medidas técnicas y organizativas reforzadas. Algunas prácticas recomendadas incluyen:
- Cifrado robusto tanto en almacenamiento como en transmisión.
- Seudonimización de los datos para evitar identificaciones directas en caso de fuga.
- Registro de accesos y modificaciones, asegurando trazabilidad.
- Políticas claras de retención y eliminación: los datos deben conservarse solo el tiempo imprescindible.
- Auditorías periódicas que verifiquen el cumplimiento del RGPD.
La seguridad no solo se refiere a la tecnología utilizada, sino también a la forma en que se gestiona el acceso interno, la capacitación del personal y la actualización de los sistemas.
Preguntas frecuentes sobre datos biométricos y RGPD
Aunque la normativa es clara en sus principios, su aplicación práctica puede generar dudas en las empresas. A continuación, respondemos algunas de las preguntas más frecuentes relacionadas con el uso de datos biométricos en el entorno laboral conforme al RGPD.
¿Se puede fichar con huella digital legalmente?
Solo si se justifica con una base legal válida, se ha realizado una EIPD y no existen alternativas menos intrusivas. La comodidad operativa no basta para justificar su uso.
¿Qué pasa si no se informa al trabajador del uso de biometría?
Constituiría una infracción del principio de transparencia del RGPD. El trabajador debe recibir información clara y completa antes de cualquier tratamiento.
¿Qué hago si tengo que instalar un sistema biométrico en la empresa?
Empieza por evaluar la necesidad real. Realiza una EIPD, consulta con expertos en protección de datos y asegúrate de que la solución elegida cumpla con los principios de privacidad.
Conclusiones: cómo usar datos biométricos respetando la ley
El tratamiento de datos biométricos en la empresa no debe abordarse únicamente desde una perspectiva técnica o funcional. Se trata de una cuestión legal y ética que exige un análisis riguroso, especialmente cuando afecta directamente a la identidad y los derechos de las personas trabajadoras. La decisión de implementar este tipo de sistemas debe basarse en una necesidad justificada, sustentarse en una base jurídica válida y acompañarse de una evaluación exhaustiva de los posibles riesgos.
Adoptar un enfoque responsable implica actuar con anticipación, aplicar el principio de transparencia y garantizar la protección de los datos desde el diseño y por defecto. Las organizaciones deben priorizar soluciones de control de presencia que integren mecanismos de trazabilidad, control y seguridad, y que respeten de forma efectiva los principios del RGPD.
Optar por tecnologías que cumplan con estos estándares no solo reduce el riesgo legal, sino que también contribuye a reforzar la confianza interna y externa en los sistemas de gestión de datos sensibles.
