El proceso de transformación digital permite a las empresas gestionar sus tareas de una manera cada vez más eficiente.
Te explicamos en qué consiste la firma digital y todas las ventajas que ofrece al departamento de Recursos Humanos, a los colaboradores y a los directivos.
FIRMA DIGITAL EN TUS DOCUMENTOS DE RECURSOS HUMANOS: QUE ES
La firma electrónica supone un gran avance para el ámbito laboral, donde cada minuto es muy valioso.
La era del papel está cediendo espacio para dar lugar a nuevos dispositivos de trabajo, más rápidos y eficientes.
En este sentido, la firma digital permite mejorar la productividad y nos da tiempo para dedicar a otras actividades que ofrezcan mayor valor a la empresa.
Firmar los documentos de Recursos Humanos a distancia hoy es posible: Internet y los servicios de la Nube nos facilita automatizar los procesos internos del área.
Contratos de trabajo, listados de fin de período, reglamentos internos, protocolos sanitarios, son algunas de las tantas posibilidades que podemos gestionar a través de una firma electrónica.
FIRMA DIGITAL EN TUS DOCUMENTOS DE RECURSOS HUMANOS: VENTAJAS
La firma digital ofrece grandes beneficios para las empresas, acelerando el tratamiento de las tareas administrativas.
Entre las distintas ventajas que ofrece la firma electrónica destacamos las siguientes:
- Proceso de contratación más ágil. Algunas empresas tienen períodos más altos de contratación, por ejemplo, en vacaciones.
Contar con la firma electrónica nos permite facilitar este proceso. - Optimización de la gestión de altas y bajas. Cada empleado debe firmar tanto cuando comienza un nuevo trabajo como cuando decide irse o es despedido.
En empresas donde se realizan muchos contratos, contar con la firma digital significa un gran avance, optimizando el tiempo. - Disponibilidad en cualquier dispositivo en todo momento. En el caso de la firma en papel, es necesario que la persona esté presente en la oficina.
La firma digital nos permite disponer de ella los 364 días del año y en cualquier horario.
Y como es electrónica, podemos utilizarla en ordenadores, móviles o tablets sin inconvenientes. - Ahorro de papel. La firma digital nos permite colaborar con el medio ambiente.
Es una buena manera de ayudar al planeta, reduciendo el consumo de tanto papel.
A su vez, si el departamento de Recursos Humanos genera muchos contratos, implica un interesante ahorro en costes de papel, tinta y mantenimiento de la impresora. - Ahorro de tiempo. Clasificar, ensobrar, imprimir, archivar, enviar, son tareas que consumen mucho tiempo.
Gracias a la firma digital, todas estas tareas quedan en el olvido, permitiéndonos emplear ese tiempo para tareas más productivas.
Por otra parte, cuando tenemos que firmar un nuevo contrato laboral, la mayoría de las veces debemos ir a la oficina para hacerlo antes del primer día de trabajo del colaborador.
La firma digital evita tener que desplazarnos solo por este motivo. - Mejorar la gestión de documentos. En la forma tradicional, cada contrato significa guardar un papel.
Con la firma digital, no tenemos que preocuparnos por archivar todos estos papeles y podemos utilizar ese espacio para otros asuntos importantes. - Garantizar la privacidad. La Ley de Firma Electrónica nos asegura que la firma digital tiene la misma validez que la firma manuscrita y, por lo tanto, se puede gestionar todo tipo de contrato.
A su vez, con la firma digital garantizamos la privacidad de los trabajadores, gracias a que tenemos el control de quién puede acceder a los documentos.
FIRMA DIGITAL EN TUS DOCUMENTOS DE RECURSOS HUMANOS: EL SOFTWARE KELIO
Estamos a la vanguardia de las innovaciones tecnológicas que signifiquen gestionar las tareas y el tiempo de una manera eficaz.
Para ello, ofrecemos a través de nuestro software Kelio la fórmula “Todo Incluido” que digitaliza la siguiente información:
- Firma digital del signatario.
- El envío por e-mail o SMS de un código único para confirmar y autenticar la firma.
- La firma de la empresa.
- El envío a cada signatario a través de un e-mail de un enlace para descargar el documento una vez firmado.
- Recepción y almacenamiento del documento firmado para la empresa en el servidor seguro de Kelio.
El módulo de digitalización completamente integrado no solo te permitirá hacer firmar listados de fin de período generados en Kelio, sino también documentos externos.
Además, una tabla de seguimiento te ayudará a seguir el estado de progreso de los documentos enviados para firma durante un período seleccionado.
Las ordenaciones y los filtros facilitan relanzar los signatarios con retraso en forma rápida o revocar el proceso en caso de error.
Los documentos, una vez firmados, se archivan de manera automática en el espacio de almacenamiento Kelio, desde donde se pueden ordenar y descargar.
En Kelio te ayudamos a digitalizar los documentos de Recursos Humanos de una manera más moderna y práctica.
