Cada vez más empresas buscan la forma de firmar documentos digitalmente. Pero: ¿En qué consiste? ¿Qué ventajas tiene? ¿Cómo hacerlo? En la siguiente guía te damos las claves para mejorar en el mailing interno.
Firmar documentos digitalmente en tu negocio: ¿Qué ventajas tiene y cómo se hace?
La firma en papel ya ha quedado atrás. La firma digital de los documentos es una realidad y muchas empresas ya buscan la forma de implementarlo.
Para muchos negocios, es algo completamente nuevo. La transición digital no va al mismo ritmo para todas las empresas y hay quienes buscan la forma de poder automatizar pequeñas tareas. La firma de documentos online es un ejemplo de ello.
Ventajas
¿Qué ventajas tiene firmar un documento de forma digital? Principalmente, las siguientes:
- Ahorrar tiempo y dinero: primero de todo, la firma de documentos de forma digital permite poder firmar cualquier documento de forma rápida y eficiente, sin necesidad de imprimirlos y enviarlos físicamente. Esto ahorra tiempo (el usuario lo recibe rápidamente en su bandeja de correo en forma de email interno) y reduce los costes de impresión, envío y almacenamiento. Porque parece que es solo una hoja de papel, pero al año son muchas.
- Mayor seguridad: la firma electrónica es una herramienta segura que utiliza tecnologías de encriptación para garantizar la autenticidad e integridad de los documentos firmados. Con lo cual, te aseguras de que es un proceso totalmente seguro.
- Es fácil de usar: otro beneficio a destacar de la firma electrónica es que es fácil de usar y no requiere conocimientos técnicos avanzados. Además, puedes firmar documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que tengas acceso a internet. Es lo único que necesitas para poder firmar y enviar los documentos.
- Es más eficiente: la firma electrónica permite automatizar los procesos de firma y gestión documental. En el día a día hay que firmar muchos documentos y gracias a esta posibilidad se puede ser más eficiente.
- Tiene validez legal: la firma electrónica tiene la misma validez legal que la firma manuscrita en papel, siempre que se utilicen las tecnologías y herramientas adecuadas que cumplan con los requisitos legales. Por eso es importante utilizar una herramienta fiable.
- Ayuda a cuidar del medioambiente: es importante que las acciones que hagamos nos permitan dejar un mundo mejor a los que vienen detrás. Por medio de este gesto, se ahorra papel y se contribuye a cuidar del planeta.
Por todas sus ventajas, firmar documentos digitalmente es una realidad en muchos negocios, porque facilita la gestión de documentos y la firma de contratos y acuerdos en el ámbito empresarial. Pero, ¿cómo hacerlo?
Firma documentos digitalmente con el software de Kelio
Con ayuda de nuestro software podrás decir por fin adiós al papeleo, a los envíos de documentos por correo postal y al extravío de documentos. Todas estas problemáticas están a la orden del día y ya no tienes por qué sufrirlo en silencio.
Gracias al módulo de digitalización completo, podrás firmar tus documentos de RRHH recurrentes desde Kelio. Todo tipo de documentos que necesites firmar; ya sean internos o externos. Es decir, tanto a nivel de mailing interno con otras áreas de la empresa como también a nivel externo con otros proveedores.
¿Cómo funciona desde el punto de vista de gestor de rrhh?
Es tan sencillo como seguir los pasos siguientes:
- Entra en el software de RRHH de Kelio
- Crea el documento o prueba a importarlo en PDF
- Envía el documento para su validación a la dirección deseada
- Realiza seguimiento del proceso del documento
- Consulta en tiempo real el proceso de firmas
- Revisa los documentos firmados o imprímelos si lo deseas
El funcionamiento es el mismo para cada documento que envíes, independientemente del tipo de documento y destinatario.
Se puede hacer un seguimiento completo desde la propia herramienta. No volverás a perder un documento ni quedarte sin conocer su estado en tiempo real.
¿Cómo funciona de cara al destinatario?
- El destinatario recibe en su email un documento para firmar
- Lee el documento y hace clic para iniciar el proceso de firma
- Introduce un código único que recibe por SMS o email (solo para verificar su identidad y ver que es quien dice ser)
- Se procede a la firma del documento
- Tras firmar el documento con éxito, puede descargar y conservarlo
- Automáticamente el programa de RRHH ya recoge el documento firmado
Así de fácil es gestionar todo el proceso de la firma de documentos digitalmente desde cada una de las partes.
¿Por qué Kelio?
Gestionar el mailing interno y las firmas de los documentos es más fácil con Kelio, porque podrás automatizar muchas tareas repetitivas; pudiendo firmar documentos online rápidamente, acortar los plazos y garantizar la integridad de cada uno de los documentos firmados.
Es todo ventajas y ahora puedes implementarlo en tu compañía, para automatizar la firma y seguir creciendo en tu negocio.
¿Necesitas más información? Pregúntanos.
