Cuando se habla de contratar a un empleado, lo primero que viene a la mente es el salario bruto anual que aparece en la oferta de trabajo o en la nómina. Sin embargo, para la empresa el gasto es mucho mayor. Entre cotizaciones sociales, seguros, gastos indirectos y otros conceptos, el coste real de un trabajador puede llegar a ser entre un 25 % y un 40 % superior al salario bruto.
Conocer estas cifras es esencial para cualquier empresario, responsable de recursos humanos o gestor financiero. No solo sirve para planificar presupuestos, sino también para valorar la rentabilidad de una contratación, calcular márgenes de beneficio y evitar sorpresas fiscales.
En este artículo analizamos en profundidad qué significa el coste laboral de un trabajador, cómo calcularlo con ejemplos detallados, qué elementos lo componen, cuáles son las diferencias según el tipo de contrato, y qué estrategias pueden ayudar a optimizarlo. Además, veremos cómo herramientas digitales como las de Kelio pueden facilitar la gestión de este proceso.
¿Qué entendemos por coste laboral?
El coste laboral es el conjunto de gastos que la empresa asume por cada persona en plantilla. No se limita al salario bruto (que es la retribución antes de impuestos que recibe el trabajador), sino que abarca también las cotizaciones empresariales y una serie de gastos adicionales que muchas veces pasan desapercibidos.
Se pueden diferenciar dos grandes bloques:
- Costes directos:
- Salario bruto anual.
- Cotizaciones a la Seguridad Social (a cargo de la empresa).
- Otros conceptos obligatorios (como el Mecanismo de Equidad Intergeneracional en vigor desde 2023).
- Costes indirectos:
- Reclutamiento y selección de personal.
- Formación inicial y continua.
- Material y equipo de trabajo.
- Espacios físicos (oficinas, suministros).
- Sustituciones en caso de bajas o vacaciones.
- Indemnizaciones en caso de despido.
De esta forma, el gasto real es mucho más elevado que la cifra que aparece en la nómina. Comprenderlo es clave para que las empresas tomen decisiones informadas y sostenibles.
Cómo calcular el coste de un trabajador en España en 2025
La fórmula más común para calcular el coste es la siguiente:
Coste total = Salario bruto anual + cotizaciones empresariales + otros gastos asociados
Cotizaciones principales en 2025
En España, las empresas pagan a la Seguridad Social una serie de aportaciones en función del salario del trabajador y del tipo de contrato. Los porcentajes más relevantes son:
- Contingencias comunes: 23,6 %
- Desempleo: 5,5 % en contratos indefinidos / 6,7 % en temporales
- Formación profesional: 0,6 %
- FOGASA: 0,2 %
- Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales (AT y EP): varía según sector, entre 1 % y 7 %
- Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI): 0,67 % en 2025
A estos porcentajes hay que sumar las bases de cotización mínimas y máximas, que cada año fija la Seguridad Social. En 2025, la base máxima supera los 4.500 € mensuales, lo que significa que a partir de esa cantidad las cotizaciones no aumentan, aunque el salario sí.
Ejemplo práctico de cálculo
Veamos un caso realista:
Trabajador con salario bruto de 25.000 € al año (14 pagas).
- Salario bruto mensual: 1.785,71 €
- Cotizaciones aproximadas a cargo de la empresa:
- Contingencias comunes: 5.900 €
- Desempleo: 1.375 €
- Formación: 150 €
- FOGASA: 50 €
- AT y EP: 700 €
- MEI: 167 €
Total cotizaciones: 8.342 €
- Coste total para la empresa = 25.000 € + 8.342 € = 33.342 € al año
Es decir, la empresa paga en torno a 2.380 € al mes, mientras que el trabajador recibe en bruto 1.785 €.
Este ejemplo muestra claramente la diferencia entre lo que un trabajador percibe y lo que realmente cuesta mantenerlo en plantilla.
Costes adicionales a tener en cuenta
Aunque las cotizaciones son el gasto más visible, existen muchos otros factores que impactan en el presupuesto empresarial:
- Reclutamiento y selección: publicar ofertas, entrevistas, pruebas técnicas, tiempo invertido por los responsables de RR. HH.
- Formación: tanto inicial (cuando alguien entra en la empresa) como continua.
- Equipamiento: ordenadores, teléfonos, licencias de software, uniformes.
- Infraestructura: espacio en la oficina, mobiliario, suministros de electricidad e internet.
- Gestión administrativa: tiempo invertido en nóminas, contratos y seguros sociales.
- Sustituciones y bajas: cuando un empleado se ausenta, puede ser necesario cubrir su puesto.
- Indemnizaciones: en caso de despidos o finalización de contratos.
Todos estos gastos hacen que, en la práctica, el coste de un trabajador pueda superar con facilidad el 40 % adicional sobre el salario bruto.
Diferencias entre contratos indefinidos y temporales
El tipo de contrato influye directamente en el coste.
- Indefinidos: suelen tener una cotización por desempleo del 5,5 %.
- Temporales: la cotización por desempleo es más alta (6,7 %).
Además, los contratos indefinidos pueden tener bonificaciones en algunos casos, especialmente si pertenecen a colectivos con incentivos (jóvenes, mayores de 45 años, personas con discapacidad).
Por otro lado, los contratos temporales pueden generar más gastos indirectos por rotación, procesos de selección y formación de nuevos empleados.
¿Cuánto paga realmente la empresa por cada euro de salario?
En la práctica, se puede calcular de manera sencilla:
- Por cada 1.000 € de salario bruto, la empresa paga entre 1.250 € y 1.400 €.
- El rango depende del sector, del tipo de contrato y de los costes indirectos asociados.
Por eso es habitual que un trabajador piense que cobra 20.000 € cuando en realidad la empresa está invirtiendo más de 26.000 € en él.
Estrategias para optimizar los costes laborales
Reducir el gasto en personal no tiene por qué significar despidos o bajadas salariales. Existen varias medidas para optimizar recursos sin perder competitividad:
- Teletrabajo e híbrido: reduce costes de oficina, suministros y desplazamientos.
- Digitalización de procesos: la gestión manual de nóminas, horarios o vacaciones consume tiempo y puede generar errores costosos.
- Uso de herramientas de RR. HH. como Kelio: permiten centralizar la gestión de personal, calcular nóminas, controlar presencia y analizar costes en tiempo real. Esto ayuda a tomar decisiones estratégicas con datos precisos.
- Formación interna y polivalencia: capacitar al equipo para asumir diferentes tareas evita tener que contratar perfiles adicionales.
- Externalización de servicios puntuales: en lugar de contratar, se puede recurrir a freelancers o consultores externos cuando el volumen de trabajo es temporal.
¿Qué puede ofrecer Kelio a tu empresa?
Gestionar correctamente el coste laboral no solo implica conocer cifras, sino también contar con herramientas que simplifiquen el trabajo diario. Kelio ofrece un software integral de gestión de recursos humanos que permite calcular nóminas, controlar horarios, gestionar vacaciones y ausencias y analizar los costes de cada empleado en tiempo real. Su plataforma digital centraliza toda la información en un único sistema, reduciendo errores administrativos y ahorrando tiempo en tareas repetitivas.
Además, proporciona informes claros y actualizados que ayudan a los responsables de RR. HH. y financieros a tomar decisiones estratégicas basadas en datos fiables. De este modo, las empresas no solo optimizan sus costes, sino que también ganan en eficiencia y transparencia en la gestión de su plantilla.
Conclusión
Conocer el coste real de un trabajador es imprescindible para la planificación financiera de cualquier empresa. No basta con mirar la cifra del salario: detrás hay una serie de cotizaciones y gastos adicionales que influyen en la rentabilidad.
Un empleado que cobra 20.000 € brutos puede costar más de 26.000 €, y uno de 30.000 € fácilmente supera los 40.000 € para la compañía.
Planificar bien estos costes permite tomar decisiones estratégicas más seguras, evitar problemas de liquidez y mejorar la competitividad. Y aquí la digitalización juega un papel clave: soluciones como las de Kelio permiten controlar horarios, nóminas y costes en tiempo real, reduciendo errores y optimizando la gestión de recursos humanos.
En definitiva, cuanto mejor conozcas el coste de tus trabajadores, más eficiente será la gestión de tu empresa.
