Sanciones por no fichar en el trabajo en 2025: guía completa para empresas y empleados

Todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados, incluyendo la hora exacta de inicio y finalización, desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019. Esta normativa no solo busca controlar el tiempo trabajado, sino también reforzar la transparencia, prevenir abusos en la realización de horas extraordinarias y promover un entorno laboral más justo y equilibrado.

No obstante, a pesar del tiempo transcurrido desde su aprobación, muchas organizaciones siguen incumpliendo esta obligación, ya sea por desconocimiento, por falta de recursos adecuados o por una gestión interna poco rigurosa. En este contexto, el Gobierno tramita —vía Real Decreto, no por ley parlamentaria— una nueva norma de registro horario digital. El Consejo de Ministros aprobó la tramitación urgente el 30 de septiembre de 2025, pero a fecha de mayo de 2026 el decreto aún no se ha publicado en el BOE: el 23 de marzo de 2026 el Consejo de Estado emitió un dictamen crítico sobre el texto. Por tanto, el régimen sancionador vigente sigue siendo el establecido en la LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000).

En este artículo analizamos en detalle cuáles son las sanciones por no fichar en el trabajo en 2025, qué responsabilidades recaen sobre empleados y empresas, cuáles son los errores más habituales y qué medidas pueden implantarse para garantizar el cumplimiento legal y evitar riesgos innecesarios.

¿Qué pasa si un trabajador no ficha?

Aunque la empresa es la principal responsable de implantar un sistema de control horario legal y accesible, el trabajador tiene la obligación de utilizarlo correctamente. La reiterada ausencia de fichajes injustificados puede considerarse un incumplimiento de sus deberes laborales. En estos casos, la compañía puede aplicar sanciones disciplinarias proporcionales, siempre que estén contempladas en el reglamento interno o en el convenio colectivo. Este tipo de infracciones deben documentarse adecuadamente, ya que pueden afectar tanto a la gestión interna como a una posible inspección.

Multa por no fichar en el trabajo: rangos y niveles de sanción

Uno de los errores más comunes en las organizaciones es asumir que los registros incompletos, los olvidos reiterados o la falta de un sistema fiable de control horario no conllevan consecuencias graves. Sin embargo, la Inspección de Trabajo considera estas situaciones como infracciones sancionables, especialmente si afectan al cumplimiento de la jornada laboral de forma sistemática.

Multas por omitir el fichaje: leves, graves y muy graves

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) clasifica las sanciones en tres niveles. Importes vigentes tras la actualización por la Ley 10/2021, de 9 de julio:

• Infracción leve: de 70 € a 750 €, dividida en tres grados (mínimo: 70–150 €; medio: 151–370 €; máximo: 371–750 €). Aplicable, por ejemplo, a no informar adecuadamente a los empleados sobre las condiciones laborales (art. 6 LISOS).
• Infracción grave: de 751 € a 7.500 €, dividida en tres grados (mínimo: 751–1.500 €; medio: 1.501–3.750 €; máximo: 3.751–7.500 €). Es el tramo aplicable al incumplimiento del registro de jornada según el art. 7.5 LISOS: no llevar registro, registros incompletos, no conservarlos cuatro años, o no permitir su consulta a la Inspección, a los representantes legales o al propio trabajador.
• Infracción muy grave: de 7.501 € a 225.018 €, dividida en tres grados (mínimo: 7.501–30.000 €; medio: 30.001–120.005 €; máximo: 120.006–225.018 €). Reservada a casos como exceder el máximo de horas extraordinarias, no abonarlas, manipulación o falsedad reiterada de los registros.

Aclaración importante sobre el borrador del Real Decreto de registro horario digital. Algunas fuentes han difundido cuantías de 1.000 a 10.000 € por trabajador como si ya estuvieran vigentes. No es así. Estas cifras corresponden a un anteproyecto que circula desde 2024–2025 y que no ha sido aprobado ni publicado en el BOE a fecha de mayo de 2026. Además, conviene tener en cuenta que:

• La LISOS no contempla la categoría de “infracción media”: solo existen leves, graves y muy graves (cada una con tres grados internos: mínimo, medio y máximo).
• Endurecer las cuantías de las multas requiere modificar la propia LISOS, lo que exige tramitación parlamentaria. El Gobierno ha reconocido que ese paso “tardará algo más” en completarse.
• Lo que sí se aplica ya por la Inspección de Trabajo, con la normativa vigente, es el criterio de graduar las sanciones graves en función del número de trabajadores afectados (art. 39 LISOS), por lo que en plantillas grandes se tiende a imponer el grado máximo (hasta 7.500 €).
   

Multa por no tener registro horario obligatorio

Disponer de un sistema de control horario no es una decisión voluntaria: se trata de una obligación legal para todas las empresas, con independencia de su sector, tamaño o modalidad de trabajo. Esta exigencia, ya recogida desde 2019 en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. El borrador del nuevo Real Decreto de registro horario digital prevé exigir el formato exclusivamente digital, pero, mientras no se publique en el BOE, los métodos en papel o en hoja de cálculo siguen siendo legales si son objetivos, fiables y no manipulables a posteriori.

Obligación legal del registro de jornada

Toda empresa debe garantizar el registro diario de la jornada laboral de cada persona trabajadora, incluyendo la hora exacta de entrada y salida. Este registro debe mantenerse actualizado, conservarse durante un mínimo de cuatro años y estar disponible en cualquier momento para su consulta por parte de la Inspección de Trabajo, los representantes legales de los trabajadores o los propios empleados.

La normativa exige además que el sistema utilizado sea objetivo, fiable, accesible y verificable, lo que excluye de forma práctica métodos como el registro manual sin trazabilidad o los fichajes en papel que no puedan ser auditados.

Qué ocurre si la empresa no lo implementa

El hecho de no contar con un sistema válido de control horario constituye por sí solo una infracción, con independencia de que la jornada se esté cumpliendo o de que exista buena fe por parte del empleador. La sanción por no tener registro horario no se vincula al comportamiento de los trabajadores, sino a la falta de diligencia empresarial en la implantación de un sistema conforme a la normativa.

Esta omisión puede acarrear una multa significativa, especialmente bajo la nueva ley, que contempla sanciones específicas por persona trabajadora afectada en caso de incumplimiento.

Multas por ausencia, manipulación o errores del sistema

Las empresas que utilicen métodos de registro inadecuados —como hojas de cálculo sin firma, fichajes no centralizados, sistemas que permiten la modificación posterior sin control o documentos en papel sin validación— se exponen a una sanción por no tener registro de jornada, ya que estos formatos no garantizan la fiabilidad ni la trazabilidad exigidas por la ley.

No tener registro horario, o tenerlo de forma deficiente, está tipificado como infracción grave en el art. 7.5 de la LISOS, con una multa de 751 € a 7.500 € (graduada en función de la gravedad, el número de trabajadores afectados y la posible reincidencia, conforme al art. 39 LISOS). En supuestos de manipulación, falsedad o fraude graves, la conducta puede calificarse como muy grave, con multas que pueden alcanzar los 225.018 €. Conviene recordar que, según datos oficiales de la ITSS, en 2024 se levantaron 1.869 actas de infracción por registro horario, por un importe total de 20,19 millones de euros.

Sanciones por no cumplir con el horario de trabajo

El control horario no solo permite registrar la duración de la jornada, sino también verificar que se cumple. Cualquier desviación significativa puede constituir una infracción, tanto si proviene del trabajador como de la empresa (incumplimiento de descansos mínimos, exigencia de horas extra sin compensación, jornadas por encima del máximo legal, etc.). En todos estos casos, las sanciones aplicables son las de la LISOS (graves: 751–7.500 €; muy graves: hasta 225.018 €), graduadas según número de afectados y reiteración.

Incumplimiento del horario por parte del trabajador

Cuando un empleado se retrasa de manera habitual, abandona su puesto antes de tiempo o se ausenta durante la jornada sin causa justificada, está vulnerando las condiciones contractuales acordadas. En estos casos, la empresa puede aplicar sanciones disciplinarias, siempre que estén debidamente recogidas en el convenio colectivo o en el reglamento interno, y que exista una trazabilidad clara de los hechos.

Incumplimiento del horario por parte de la empresa

Las obligaciones no solo recaen sobre los trabajadores. Cuando es la empresa la que no respeta los horarios establecidos, exige la realización de horas extraordinarias sin compensación, incumple los descansos mínimos o impone jornadas por encima de lo permitido legalmente, se produce un incumplimiento de la jornada laboral por parte de la empresa.

Este tipo de infracciones pueden ser denunciadas por los trabajadores o detectadas por la Inspección de Trabajo, y están sujetas a sanciones por no cumplir con el horario de trabajo, con cuantías que varían en función del número de personas afectadas, la reiteración de la conducta y la gravedad del perjuicio.

El control horario como herramienta de protección mutua

Contar con un sistema de registro horario preciso y automatizado protege a ambas partes de la relación laboral. Para el trabajador, representa una garantía frente a abusos, horas no reconocidas o descansos no respetados. Para la empresa, es una forma de demostrar su cumplimiento con la normativa y evitar conflictos laborales basados en percepciones o acusaciones sin sustento.

Un control horario bien gestionado contribuye a una mayor transparencia organizativa y refuerza la confianza en la gestión interna de los recursos humanos.

Negarse a firmar el registro horario: ¿puede sancionarse al empleado?

Cuando un trabajador se niega a colaborar con un sistema legal de control horario, la empresa puede aplicar medidas disciplinarias proporcionadas, conforme al convenio colectivo o reglamento interno, siempre que la conducta sea reiterada y se haya documentado adecuadamente.

Incumplimiento del registro de jornada por parte de la empresa

Uno de los errores más habituales en el cumplimiento de la normativa es implantar un sistema de control horario sin garantizar su validez legal ni su operatividad real. No basta con contar con una herramienta de fichaje: esta debe cumplir con los requisitos establecidos por la ley y ser capaz de ofrecer trazabilidad, fiabilidad y disponibilidad inmediata ante una inspección.

Fallos comunes en el sistema de fichaje

Entre los errores más frecuentes se encuentran:

• El uso de sistemas en papel sin trazabilidad ni firma.
• Archivos digitales fácilmente modificables, sin historial de cambios.
• Registros incompletos, con entradas u horas ausentes.
• Falta de protocolos para gestionar incidencias (olvidos, fallos técnicos, trabajo remoto).

Riesgos legales si no se aplican medidas correctoras

Si la empresa no corrige estos errores, está asumiendo un riesgo legal considerable. La Inspección puede sancionar incluso si no ha habido denuncia previa, especialmente en sectores sensibles.

Casos en los que la inspección puede actuar de oficio

La Inspección de Trabajo puede abrir una investigación si detecta patrones de incumplimiento generalizados en un sector, o si observa incoherencias durante una auditoría rutinaria.

Cómo evitar sanciones por no fichar en el trabajo

• Implantar un sistema digital de control horario, trazable e inalterable.
• Formar a la plantilla y establecer un protocolo claro de actuación ante olvidos o fallos técnicos.
• Realizar auditorías internas periódicas.
• Conservar los registros durante al menos cuatro años y mantenerlos accesibles de forma inmediata.

Soluciones digitales y automáticas

El primer paso para garantizar el cumplimiento legal es implantar un sistema digital de control horario. A diferencia de los métodos tradicionales, los sistemas modernos permiten registrar la jornada de forma automática, generan evidencias trazables e inalterables y ofrecen acceso inmediato a los datos, tanto para la empresa como para la Inspección de Trabajo.

Buenas prácticas internas: formación, auditoría, recordatorios

Informar y formar a los empleados sobre la importancia del registro horario, establecer mecanismos de seguimiento periódico y habilitar recordatorios automáticos son prácticas que refuerzan la cultura de cumplimiento. Asimismo, la realización de auditorías internas ayuda a detectar errores o carencias antes de que puedan derivar en una sanción externa.

Importancia de tener protocolos claros y trazables

Un protocolo de fichaje bien redactado, accesible y consensuado con la plantilla ayuda a evitar conflictos y demuestra diligencia en caso de inspección.

Requisitos legales del registro horario en 2026

El marco vigente sigue siendo el del RDL 8/2019. El nuevo Real Decreto de registro horario digital, en tramitación, está previsto que añada: obligatoriedad del formato digital, acceso telemático para la Inspección, inalterabilidad y trazabilidad (log de auditoría), prohibición general de la biometría salvo casos excepcionales, y un régimen sancionador reforzado (cuya cuantía depende de una futura modificación de la LISOS). Una vez se publique en el BOE, el plazo de adaptación previsto es de tan solo 20 días.

Qué exige la normativa: sistema, trazabilidad y conservación

Toda empresa está obligada a implantar un sistema que permita:

• Registro diario y exacto de la hora de inicio y fin de la jornada laboral.
• Trazabilidad completa de los datos, de modo que se registre quién ficha, cuándo y cómo.
• Conservación durante un mínimo de cuatro años, en condiciones que garanticen su integridad y disponibilidad.
• Acceso inmediato ante requerimientos de la Inspección de Trabajo, representantes de los trabajadores o el propio empleado.

Qué formatos son válidos y cuáles ya no

Uno de los principales cambios en la práctica es la exclusión de formatos que no garanticen trazabilidad, fiabilidad o conservación segura. Métodos como el papel no firmado, hojas de Excel editables o aplicaciones que permiten modificaciones sin registro de cambios ya no se consideran válidos.

La nueva regulación pone el foco en la fiabilidad del sistema, no solo en la existencia del registro. Esto implica que la empresa debe poder demostrar, en cualquier momento, que los datos son exactos, no manipulables y accesibles para su verificación.

Papel vs digital: ventajas de la automatización

La digitalización del registro de jornada no solo reduce el margen de error humano, sino que permite integrar alertas, informes automáticos, acceso remoto y auditoría continua.

Optar por una solución digital conforme a la normativa no es solo una cuestión de eficiencia, sino también una medida clave para evitar riesgos y sanciones en el nuevo marco legal.

Kelio: la solución digital para cumplir con el registro horario laboral

Frente a un entorno normativo cada vez más exigente, contar con un sistema de control horario que garantice cumplimiento, fiabilidad y eficiencia no es solo una necesidad operativa, sino una exigencia legal. En este contexto, Kelio pone a disposición de las empresas una solución tecnológica completa para la gestión del registro de jornada, adaptada a la legislación española y a los retos reales del día a día en cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector.

• Fichaje mediante múltiples canales: terminales biométricos, tarjetas, navegador web o aplicación móvil, adaptándose a distintos entornos laborales y modalidades de trabajo.
• Registro trazable: con conservación de los datos durante al menos cuatro años, cumpliendo con las exigencias de accesibilidad y fiabilidad impuestas por la ley.
• Gestión integral del tiempo de trabajo: control de horarios, turnos, presencia, ausencias y trabajo en remoto.
• Integración total con otros módulos de RR.HH: vacaciones, bajas, permisos y control de accesos, todo en una única plataforma centralizada.
• Informes en tiempo real y automatización de alertas: supervisión eficaz, generación de reportes personalizables y exportación de datos para auditorías internas o inspecciones.
• Soporte técnico especializado: asesoramiento profesional con experiencia en entornos regulados y despliegue a nivel internacional.

Dudas frecuentes sobre el registro horario y sus sanciones

El incumplimiento del fichaje, ya sea por olvido, fallo técnico o desorganización interna, puede tener consecuencias legales si no se gestiona correctamente. A continuación, respondemos algunas de las situaciones más comunes en torno al registro horario diario.

Conclusión

Las sanciones por no fichar en el trabajo no solo implican un coste económico, sino también un riesgo para la reputación y organización de cualquier empresa. Cumplir con la normativa de registro horario no es una cuestión administrativa menor, sino una parte fundamental de una cultura empresarial basada en la legalidad, la transparencia y la eficiencia.

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