Todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados, incluyendo la hora exacta de inicio y finalización, desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019. Esta normativa no solo busca controlar el tiempo trabajado, sino también reforzar la transparencia, prevenir abusos en la realización de horas extraordinarias y promover un entorno laboral más justo y equilibrado.
No obstante, a pesar del tiempo transcurrido desde su aprobación, muchas organizaciones siguen incumpliendo esta obligación, ya sea por desconocimiento, por falta de recursos adecuados o por una gestión interna poco rigurosa. En este contexto, la nueva ley de control horario que entrará en vigor en 2025 supone un avance cualitativo decisivo: no solo refuerza el marco normativo previo, sino que introduce un régimen sancionador más claro y proporcional, con multas ajustadas en función de cada trabajador afectado por el incumplimiento.
En este artículo analizamos en detalle cuáles son las sanciones por no fichar en el trabajo en 2025, qué responsabilidades recaen sobre empleados y empresas, cuáles son los errores más habituales y qué medidas pueden implantarse para garantizar el cumplimiento legal y evitar riesgos innecesarios.
¿Qué pasa si un trabajador no ficha?
Aunque la empresa es la principal responsable de implantar un sistema de control horario legal y accesible, el trabajador tiene la obligación de utilizarlo correctamente. La reiterada ausencia de fichajes injustificados puede considerarse un incumplimiento de sus deberes laborales. En estos casos, la compañía puede aplicar sanciones disciplinarias proporcionales, siempre que estén contempladas en el reglamento interno o en el convenio colectivo. Este tipo de infracciones deben documentarse adecuadamente, ya que pueden afectar tanto a la gestión interna como a una posible inspección.
Multa por no fichar en el trabajo: rangos y niveles de sanción
Uno de los errores más comunes en las organizaciones es asumir que los registros incompletos, los olvidos reiterados o la falta de un sistema fiable de control horario no conllevan consecuencias graves. Sin embargo, la Inspección de Trabajo considera estas situaciones como infracciones sancionables, especialmente si afectan al cumplimiento de la jornada laboral de forma sistemática.
Multas por omitir el fichaje: leves, graves y muy graves
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) clasifica las sanciones en tres niveles:
- Infracción leve: entre 70 € y 750 €, cuando el incumplimiento no es sistemático pero demuestra desorganización o falta de control.
- Infracción grave: entre 751 € y 7.500 €, aplicable cuando no se realiza ningún tipo de control, existen registros falsos o no se conservan los datos.
- Infracción muy grave: desde 7.501 €, en casos de reincidencia, ocultación deliberada o perjuicio grave al trabajador.
El nuevo anteproyecto de ley, que se espera entre en vigor este 2025, incorpora un régimen sancionador más estricto y proporcional. A diferencia del modelo anterior, que establecía tramos genéricos de sanción según la gravedad, la nueva normativa introduce multas específicas por trabajador afectado, lo que incrementa de forma significativa el impacto económico para las empresas en caso de incumplimiento.
- Infracción leve: de 1.000 a 2.000 euros.
- Infracción media: de 2.001 a 5.000 euros.
- Infracción grave: de 5.001 a 10.000 euros.
Estas sanciones no se aplicarán de forma global a la empresa, sino por cada persona trabajadora en situación de incumplimiento, lo que multiplica el riesgo económico en casos de fallos generalizados, falta de control interno o reincidencia.
Multa por no tener registro horario obligatorio
Disponer de un sistema de control horario no es una decisión voluntaria: se trata de una obligación legal para todas las empresas, con independencia de su sector, tamaño o modalidad de trabajo. Esta exigencia, ya recogida desde 2019 en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, ha sido reforzada en la nueva ley de control horario de 2025, que exige además la implantación de medios digitales como único formato válido.
Obligación legal del registro de jornada
Toda empresa debe garantizar el registro diario de la jornada laboral de cada persona trabajadora, incluyendo la hora exacta de entrada y salida. Este registro debe mantenerse actualizado, conservarse durante un mínimo de cuatro años y estar disponible en cualquier momento para su consulta por parte de la Inspección de Trabajo, los representantes legales de los trabajadores o los propios empleados.
La normativa exige además que el sistema utilizado sea objetivo, fiable, accesible y verificable, lo que excluye de forma práctica métodos como el registro manual sin trazabilidad o los fichajes en papel que no puedan ser auditados.
Qué ocurre si la empresa no lo implementa
El hecho de no contar con un sistema válido de control horario constituye por sí solo una infracción, con independencia de que la jornada se esté cumpliendo o de que exista buena fe por parte del empleador. La sanción por no tener registro horario no se vincula al comportamiento de los trabajadores, sino a la falta de diligencia empresarial en la implantación de un sistema conforme a la normativa.
Esta omisión puede acarrear una multa significativa, especialmente bajo la nueva ley, que contempla sanciones específicas por persona trabajadora afectada en caso de incumplimiento.
Multas por ausencia, manipulación o errores del sistema
Las empresas que utilicen métodos de registro inadecuados —como hojas de cálculo sin firma, fichajes no centralizados, sistemas que permiten la modificación posterior sin control o documentos en papel sin validación— se exponen a una sanción por no tener registro de jornada, ya que estos formatos no garantizan la fiabilidad ni la trazabilidad exigidas por la ley.
Una multa por no tener registro horario puede oscilar, según el caso, entre los 1.000 y los 10.000 euros por trabajador, dependiendo de la gravedad del incumplimiento. Esta cuantía se incrementa si se detecta reincidencia, ocultación deliberada o perjuicio económico para el personal.
Sanciones por no cumplir con el horario de trabajo
El control horario no solo permite registrar la duración de la jornada laboral, sino también verificar si esta se cumple conforme a lo pactado. Cualquier desviación significativa respecto a los horarios establecidos puede constituir una infracción, tanto si proviene del trabajador como si es la propia empresa quien incurre en el incumplimiento.
Incumplimiento del horario por parte del trabajador
Cuando un empleado se retrasa de manera habitual, abandona su puesto antes de tiempo o se ausenta durante la jornada sin causa justificada, está vulnerando las condiciones contractuales acordadas. En estos casos, la empresa puede aplicar sanciones disciplinarias, siempre que estén debidamente recogidas en el convenio colectivo o en el reglamento interno, y que exista una trazabilidad clara de los hechos.
Incumplimiento del horario por parte de la empresa
Las obligaciones no solo recaen sobre los trabajadores. Cuando es la empresa la que no respeta los horarios establecidos, exige la realización de horas extraordinarias sin compensación, incumple los descansos mínimos o impone jornadas por encima de lo permitido legalmente, se produce un incumplimiento de la jornada laboral por parte de la empresa.
Este tipo de infracciones pueden ser denunciadas por los trabajadores o detectadas por la Inspección de Trabajo, y están sujetas a sanciones por no cumplir con el horario de trabajo, con cuantías que varían en función del número de personas afectadas, la reiteración de la conducta y la gravedad del perjuicio.
El control horario como herramienta de protección mutua
Contar con un sistema de registro horario preciso y automatizado protege a ambas partes de la relación laboral. Para el trabajador, representa una garantía frente a abusos, horas no reconocidas o descansos no respetados. Para la empresa, es una forma de demostrar su cumplimiento con la normativa y evitar conflictos laborales basados en percepciones o acusaciones sin sustento.
Un control horario bien gestionado contribuye a una mayor transparencia organizativa y refuerza la confianza en la gestión interna de los recursos humanos.
Negarse a firmar el registro horario: ¿puede sancionarse al empleado?
En los casos en los que un trabajador se niega a colaborar con el sistema de control horario implantado por la empresa, se genera una situación que debe ser gestionada con rigor. Siempre que el sistema cumpla con los requisitos legales (objetividad, fiabilidad y respeto a la privacidad), negarse a firmar el registro horario puede interpretarse como un incumplimiento de las obligaciones laborales. La empresa, tras verificar que no existen causas justificadas, tiene la posibilidad de aplicar medidas disciplinarias proporcionadas, conforme al convenio colectivo o reglamento interno, especialmente si la conducta es reiterada.
Para gestionar adecuadamente estas situaciones, se recomienda disponer de un protocolo interno que establezca cómo actuar ante una negativa a fichar: apertura de un proceso de diálogo, documentación de la incidencia y, si procede, alternativas provisionales de registro. De este modo, la empresa garantiza trazabilidad, refuerza su cumplimiento normativo y evita que estas conductas individuales comprometan su responsabilidad ante una posible inspección.
Incumplimiento del registro de jornada por parte de la empresa
Uno de los errores más habituales en el cumplimiento de la normativa es implantar un sistema de control horario sin garantizar su validez legal ni su operatividad real. No basta con contar con una herramienta de fichaje: esta debe cumplir con los requisitos establecidos por la ley y ser capaz de ofrecer trazabilidad, fiabilidad y disponibilidad inmediata ante una inspección.
Fallos comunes en el sistema de fichaje
Entre los errores más frecuentes se encuentran:
- El uso de sistemas en papel sin trazabilidad ni firma.
- Archivos digitales fácilmente modificables, sin historial de cambios.
- Registros incompletos, con entradas u horas ausentes.
- Falta de protocolos para gestionar incidencias (olvidos, fallos técnicos, trabajo remoto).
Riesgos legales si no se aplican medidas correctoras
Si la empresa no corrige estos errores, está asumiendo un riesgo legal considerable. La Inspección puede sancionar incluso si no ha habido denuncia previa, especialmente en sectores sensibles.
Casos en los que la inspección puede actuar de oficio
La Inspección de Trabajo puede abrir una investigación si detecta patrones de incumplimiento generalizados en un sector, o si observa incoherencias durante una auditoría rutinaria.
Cómo evitar sanciones por no fichar en el trabajo
La forma más eficiente de proteger a la empresa frente a posibles sanciones por no fichar en el trabajo consiste en anticiparse: disponer de un sistema de registro robusto, implementar procedimientos claros y asegurar que todo el equipo comprenda su responsabilidad en el cumplimiento diario de esta obligación.
Soluciones digitales y automáticas
El primer paso para garantizar el cumplimiento legal es implantar un sistema digital de control horario. A diferencia de los métodos tradicionales, los sistemas modernos permiten registrar la jornada de forma automática, generan evidencias trazables e inalterables y ofrecen acceso inmediato a los datos, tanto para la empresa como para la Inspección de Trabajo.
Buenas prácticas internas: formación, auditoría, recordatorios
Informar y formar a los empleados sobre la importancia del registro horario, establecer mecanismos de seguimiento periódico y habilitar recordatorios automáticos son prácticas que refuerzan la cultura de cumplimiento. Asimismo, la realización de auditorías internas ayuda a detectar errores o carencias antes de que puedan derivar en una sanción externa.
Importancia de tener protocolos claros y trazables
Un protocolo de fichaje bien redactado, accesible y consensuado con la plantilla ayuda a evitar conflictos y demuestra diligencia en caso de inspección.
Requisitos legales del registro horario para 2025
Con la nueva normativa prevista para 2025, el cumplimiento del registro de jornada no solo se mantiene como obligatorio, sino que se refuerza con nuevas exigencias técnicas y una mayor vigilancia por parte de la Inspección de Trabajo. La ley no ha cambiado en su esencia, pero sí en su aplicación práctica: se eliminan ambigüedades, se exige mayor precisión y se pone fin a métodos que hasta ahora generaban inseguridad jurídica.
Qué exige la normativa: sistema, trazabilidad y conservación
Toda empresa está obligada a implantar un sistema que permita:
- Registro diario y exacto de la hora de inicio y fin de la jornada laboral.
- Trazabilidad completa de los datos, de modo que se registre quién ficha, cuándo y cómo.
- Conservación durante un mínimo de cuatro años, en condiciones que garanticen su integridad y disponibilidad.
- Acceso inmediato ante requerimientos de la Inspección de Trabajo, representantes de los trabajadores o el propio empleado.
Qué formatos son válidos y cuáles ya no
Uno de los principales cambios en la práctica es la exclusión de formatos que no garanticen trazabilidad, fiabilidad o conservación segura. Métodos como el papel no firmado, hojas de Excel editables o aplicaciones que permiten modificaciones sin registro de cambios ya no se consideran válidos.
La nueva regulación pone el foco en la fiabilidad del sistema, no solo en la existencia del registro. Esto implica que la empresa debe poder demostrar, en cualquier momento, que los datos son exactos, no manipulables y accesibles para su verificación.
Papel vs digital: ventajas de la automatización
La digitalización del registro de jornada no solo reduce el margen de error humano, sino que permite integrar alertas, informes automáticos, acceso remoto y auditoría continua.
Optar por una solución digital conforme a la normativa no es solo una cuestión de eficiencia, sino también una medida clave para evitar riesgos y sanciones en el nuevo marco legal.
Kelio: la solución digital para cumplir con el registro horario laboral
Frente a un entorno normativo cada vez más exigente, contar con un sistema de control horario que garantice cumplimiento, fiabilidad y eficiencia no es solo una necesidad operativa, sino una exigencia legal. En este contexto, Kelio pone a disposición de las empresas una solución tecnológica completa para la gestión del registro de jornada, adaptada a la legislación española y a los retos reales del día a día en cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector.
- Fichaje mediante múltiples canales: terminales biométricos, tarjetas, navegador web o aplicación móvil, adaptándose a distintos entornos laborales y modalidades de trabajo.
- Registro trazable: con conservación de los datos durante al menos cuatro años, cumpliendo con las exigencias de accesibilidad y fiabilidad impuestas por la ley.
- Gestión integral del tiempo de trabajo: control de horarios, turnos, presencia, ausencias y trabajo en remoto.
- Integración total con otros módulos de RRHH: vacaciones, bajas, permisos y control de accesos, todo en una única plataforma centralizada.
- Informes en tiempo real y automatización de alertas: supervisión eficaz, generación de reportes personalizables y exportación de datos para auditorías internas o inspecciones.
- Soporte técnico especializado: asesoramiento profesional con experiencia en entornos regulados y despliegue a nivel internacional.
Dudas frecuentes sobre el registro horario y sus sanciones
El incumplimiento del fichaje, ya sea por olvido, fallo técnico o desorganización interna, puede tener consecuencias legales si no se gestiona correctamente. A continuación, respondemos algunas de las situaciones más comunes en torno al registro horario diario.
¿Se puede justificar sino se ficha?
Sí, pero debe documentarse. Por ejemplo, si el sistema falló, se puede firmar manualmente o enviar un correo al responsable. Lo importante es dejar constancia y actuar con transparencia.
¿Puede sancionarse un olvido ocasional?
En principio no, siempre que sea puntual y justificado. Pero si se convierte en un patrón, la empresa tiene la responsabilidad de investigarlo. Reiteramos: el problema no es el olvido aislado, sino la falta de seguimiento.
¿Qué hacer si el sistema no funciona?
Toda empresa debe tener un protocolo de contingencia. La tecnología puede fallar, por eso es esencial contar con alternativas temporales seguras, como fichajes en papel firmados o correos de confirmación con hora registrada.
Conclusión
Las sanciones por no fichar en el trabajo no solo implican un coste económico, sino también un riesgo para la reputación y organización de cualquier empresa. Cumplir con la normativa de registro horario no es una cuestión administrativa menor, sino una parte fundamental de una cultura empresarial basada en la legalidad, la transparencia y la eficiencia.
